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GTD: ¿cuál es la mejor herramienta?
de Du Tudú: GTD, productividad personal y aplicaciones web de dani
Si alguna vez te has apuntado a un gimnasio y has empezado motivado, también habrás ido a por una equipación, a por la mejor: nos compramos la mejor camiseta, no escatimamos en los mejores pantalones, calzado, bebidas isotónicas, bolsa de de deporte, traje de baño.
En el primer intento de implantar GTD, nuestra primera idea es hacer lo mismo, es decir, buscar cuál es la mejor herramienta para mantener nuestras listas, gestionar nuestras citas, etc. Así que nos ponemos a investigar antes de ir a comprar. ¿Cuál es la herramienta GTD por excelencia? ¿Qué dice David Allen que debemos usar para llevar con nosotros GTD?
Te haré una confesión: la mejor herramienta para GTD no existe. GTD no es un sistema, sino que te indica cómo debe ser tu sistema. Eso quiere decir que el sistema te lo tienes que hacer tú en función de tus necesidades. Por tanto, GTD no puede requerir que uses una herramienta concreta (al contrario, una de las ventajas de GTD es que es agnóstico respecto a las herramientas).
Si es la primera vez que te metes en el mundo de la gestión personal del tiempo y no te has habituado a ninguna herramienta, te recomiendo que empieces durante unos días con papel y lápiz, eso te obligará a estar más por la mecánica de GTD que por aprender a usar un programa nuevo; después de eso ya irás mejorando tus herramientas.
La herramienta que mejor te vaya va a depender mucho de cómo trabajes tú. Las utilidades que acabes usando seguramente serán distintas a las que uso yo, porque tú y yo somos distintos en muchas cosas. Por ejemplo, los contextos serán distintos, la comodidad al trabajar con papel o con un ordenador también será distinta para cada uno. Lo mejor es saber cómo somos y qué necesitamos, para que ante una herramienta identifiquemos si nos puede funcionar.
Contextos
Un factor para decidir si nos interesa una herramienta es la cantidad de contextos que tengamos. Por ejemplo, no es lo mismo una persona que pase todo el día entre la oficina y su casa, y se desplace en coche entre ambos sitios, que alguien que trabaja a media jornada en dos empresas, use transporte público y pertenezca a una asociación a la que asiste dos veces por semana.
En el primer caso, los contextos son muy limitados, y con una sola lista de próximas acciones nos podemos sentir cómodos. En el segundo, más actividades distintas significa más contextos, más variedad, más proyectos de distintos orígenes, y por tanto necesitaremos una herramienta que nos permita hacer varias listas, etiquetarlas, etc.
Cambiar mucho de contexto significa también movilidad, y hemos de pensar en que el sistema que usemos sea fácilmente transportable (un cuaderno pequeño mejor que uno grande), o que esté disponible desde cualquier sitio (que pueda consultarse no sólo desde nuestro ordenador personal, sino también desde cualquier otro ordenador, o desde un teléfono móvil, por ejemplo).
Analógico o digital
¿Papel y lápiz u ordenador? Cada uno tiene sus ventajas. Para esto, tendremos que pensar en qué nos resulta más cómodo, con qué trabajamos más rápido, qué nos resulta más versátil; poner esta información en una balanza y escoger.
El papel y el lápiz son herramientas excelentes para pensar. La conexión cerebro-mano pocas veces se puede reproducir de forma tan eficiente con un ordenador. Por otro lado, al ser algo físico hemos de estar más pendientes de llevar encima nuestro sistema (además, a medida que crezca, lo podemos notar en peso).
Con un sistema digital, por contra, puede costar más que fluya la información de la mente al ordenador. A favor suyo podemos decir que es más rápido trabajar con un sistema digital: podemos hacer búsquedas, representar la información de distintas formas dependiendo de lo que estemos haciendo, podemos hacer varias copias del sistema sin esfuerzo, es más fácil compartirlo, prácticamente no crece físicamente con el aumento de información, y bien preparado nos permite acceder a él desde cualquier lugar (guardándolo en un servicio en Internet o sincronizándolo con el teléfono móvil).
GTD: Afila Tus Herramientas de Productividad
de Optima Infinito de jmbolivar@optimainfinito.com (José Miguel Bolívar)
Tools of the trade, cortesía de tim_dSi estás realmente comprometido a utilizar GTD, hay una serie de herramientas básicas que necesitas tener antes de empezar.
Comparto con David Allen y otros expertos la recomendación de comenzar a aplicar esta metodología empleando herramientas de tecnología sencilla, preferiblemente basadas en papel, aunque suene poco ecológico.
Más adelante, cuando domines la técnica y hayas adquirido los hábitos necesarios, podrás usar sin problemas cualquier tipo de solución, incluyendo las de más avanzada tecnología.
Para empezar con GTD desde cero necesitas, además de un espacio de productividad, lo siguiente:
Bandejas para papel: Las más funcionales son las apilables sin bordes. Serán tus bandejas de entrada y de salida y necesitarás al menos tres:
una para bandeja de entrada propiamente dicha
otra para cosas que quieres "leer/revisar"
y otra para material de apoyo para proyectos
Papel: Inicialmente usarás hojas de papel para el proceso de recopilación, ya que recopilar, pensar, procesar y organizar todo la primera vez puede ser una tarea intensa y compleja y te interesa por tanto asegurar que las herramientas que empleas sean lo más fáciles posible de usar
Post-its y material de papelería: Los Post-its son una herramienta fantástica de recopilación. Yo tengo un taco de Post-its y un lápiz en cada habitación de la casa. Así, cada vez que se me ocurre una idea interesante, me aseguro de no olvidarla. Por otra parte el papel será una herramienta esencial durante esta primera etapa y necesitas disponer de herramientas para gestionarlo: grapadora, clips, algo para borrar. etc.
Un generador de etiquetas: Yo utilizo un DYMO letra Tag X desde hace ya tiempo y me parece muy potente y sencillo. Lo necesitarás sobre todo para etiquetar las carpetas para material de referencia y de apoyo para proyectos. David Allen desaconseja utilizar una solución software, ya que el tiempo necesario para crear e imprimir las etiquetas es mucho mayor que con cualquiera de estos dispositivos creados específicamente para ello y al final te dará pereza etiquetar.
Archivadores: Por digital que sea tu solución no te librarás de necesitar archivar determinada información. Sí, puedes escanear la información y guardarla en el disco duro, pero tardas mucho más en archivar así que en simplemente dejar una factura, revista o cualquier otro documento en una carpeta del archivador. Para que archivar se convierta en un hábito, tu sistema debe ser tan sencillo como el de una biblioteca o de lo contrario no archivarás. Necesitarás por tanto proveerte de un número considerable de carpetas para tu archivador.
Agenda: Seguramente ya tengas una y por ahora puedes aprovecharla para implantar GTD. Más adelante podrás decidir si sigues usándola o necesitas otro tipo de herramienta que se ajuste mejor a tus necesidades.
Papelera y papelera de reciclaje: La primera vez a lo mejor necesitas incluso un contenedor :-) Ahora en serio, suele ser habitual descartar un buen montón de cosas cuando se empieza a usar GTD. Hay quien encuentra útil disponer también de una papelera de reciclaje donde conservar ciertas cosas una temporada antes de tirarlas definitivamente.
Un organizador o gestor de tareas: Mucha gente utiliza erróneamente la agenda como organizador de tareas y si este es tu caso deberás dejar de hacerlo. Por otra parte no puedes almacenar las cosas en tu cabeza, así que necesitas algo fuera de tu mente para gestionar tus recordatorios. Si estás acostumbrado a usar una herramienta en concreto, como las Tasks de GMail o las Tareas de Outlook, puede ser una buena idea seguir usándola. Si no usas ninguna, tal vez lo mejor sea elegir alguna opción de baja tecnologia como por ejemplo tarjetas.
Decidas lo que decidas al final, ten en cuenta que uno de los mejores trucos para aumentar tu productividad personal es utilizar herramientas de organización sencillas, rápidas y que sean, además, entretenidas, sin perder de vista que lo fundamental es que puedas crear listas sobre la marcha y revisarlas tan fácil y regularmente como lo necesites.
