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Libera tu vida de papeles


NOTA DE VREDONDOF : Soy una de las personas que me gusta guardarlo todo , en mi mesa se amontonan a la minima , montones de dosieres y papeles que con muy buena voluntad los dejo para cuando tenga tiempo.


Ha sido asi toda mi vida. llego un momento que tenia MONTONES de papeles por todos los lados , entonces enpece a comprar armarios con puerta y los amontonaba en el/los armarios.

Siempre me decia , "cuando pueda tener una secretaria los mandare archivar y encontrar un "papel" sera muy facil".
Bueno , pues llege a tener no una si no dos secretarias, probablemente no sabian mucho de archivo , lo unico que se es que me costaba que me trajeran un papel cuando lo pedia , y cuando faltaba una de ellas ...pues que una por la otra.. NO TE DIGO NADA EL TIEMPO QUE LE TENIAN QUE DEDICAR A LOS ARCHIVOS .
Ademas uno lo archivaba por un sistema y otra por ... total que "na de na" ..
Cuando me retire ...pues otra vez solo ... y los mismos montones ... hasta que descubri ...

"EL CAJON" , como metodo de archivo mas barato y eficaz.
Consiste en ir colocando en un cajon de la mesa todos los papeles uno encima de otros (ojo no los documentos importantes ver nota 1 abajo) ... 

Cuando tengo el cajon lleno los paso a una caja de archivo de Uni system que se llama definiclas , que es una caja desmontable de carton barato , que se puede archivar ( tienen las dimensiones de un AZ).

Han pasado 15 años y tengo que decir que he tenido que buscar papeles y no me ha sido dificil encontrarlos y siempre estoy tranquilo porque se que los tengo controlados.

Para mi es un acierto total.

Tambien tengo que manifestar que SON MUY POCOS LOS PAPELES normales que tienes que volver a buscar y no merece la pena tanto esfuerzo .

(1)esos los escaneo y guardo en ARCHIVO IMPORTANTE en Dropbox, en Scrib, en google Doc y me lo envio a un propio correo de gmail denominado importantesxxxxx@gmail.com )
SCL


******************************************************


Las personas tenemos la extraña razón de guardar todos los papeles que nos pasan por las manos: saldos del banco, factura, libros de instrucciones, aquella revista en la que aparece la receta de marmitako que algún día haré. 

¿Desde que año guardas los tickets de compra de los electrodomésticos? ¿Y los saldos del banco? ¡Nos encanta amontonar papeles!

¿Por qué no debes guardar todos los papeles que pasan por tus manos?

  • Porque no todos los papeles que guardas son realmente útiles. Es verdad que las facturas de compra y las garantías de electrodomésticos deben guardarse 2 años y así muchos otros documentos pero no hace falta guardarte el tickets del supermercado durante semanas.
  • Porque los recuerdos son sensaciones no objetos, no hace falta guardar tus notas de primero de EGB para recordar que aprobaste y que te lo pasabas genial jugando a fútbol con tus amigos ;-)Mi madre aun guarda el libro con el que aprendí a leer, ¡en poco tiempo mi hija podrá utilizarlo! .. ¿Hacía falta guardarlos 30 años?
  • Porque no archivamos cosas sólo las amontonamos, ¿Cuantas veces has buscado un documento en ese cajón en el que seguro que estaba ahí y no lo has encontrado? El problema es que muy pocos de nosotros ordenamos y archivamos de forma coherente y lógica los documentos y eso provoca que no los encontremos cuando los necesitamos.
  • Porque rara vez volvemos a releer un libro, una vez finalizado pasa a ser un recuerdo en tu mente y un espacio ocupado en la estantería. Cuando te acabes un libro pregunta a algún familiar, amigo o compañero si quiere leérselo, anímalo, ¡fomenta la lectura! ¿Te has preguntado nunca que lee tu compañero de trabajo? ¡Te sorprenderá! Pídele que te deje el libro que tenga que más te ha gustado.
  • Porque tendrás más espacio para guardar cosa que realmente necesitas, vaciarás esa enorme estantería llena de libros antiguos o ese cajón lleno de saldos del banco o libros de instrucciones de aparatos que ya no tenemos.
  • Porque te permitirá tener más orden en casa, tendrás menos cachivaches para ordenar y no tendrás toda la mesa llena de papeles.
  • Porque a los niños les encanta el papel y sobre todo romperlo y pintarlo. Así que si tienes niños ya sabes o los guardas bajo llave o los tiras pero si los tiene por el medio tienen los días contados.
  • Porque un almacén digital te permitirá tener toda la documentación accesible en cualquier lugar y la encontrarás fácilmente si tener que desmontar media casa.
  • Porque nunca vas a hacer esa receta que vistes en la revista que tienes junto con las otras 100 así que apúntatela y tira la revista, no ganas nada llenando tu vida de revistas que no te aportan nada y que sólo sirven para acumular polvo.
  • ¡Porque salvaremos bosques! ¿Sabes cuanto árboles se tienen que talar para que tengamos esos documento sobre nuestra mesa? Intenta que directamente esos papeles no lleguen ni a casa, que los envíen en formato digital por ejemplo.
Es fácil decir por no deberíamos acumular papel pero ¿De qué me deshago? ¿Cómo evito tener aquel cajón lleno de papeles o el revistero a rebosar? Yo aquí tengo 3 reglas:
  • Si no lo tienes no lo vas a poder guardar
  • . Muchas de los papeles que guardamos actualmente se pueden obtener en formato digital, por ejemplo la mayoría de empresas de servicios están ofreciendo a los usuario la posibilidad de consultar sus facturas on line y no te la envían a casa ¿Aún recibes por correo las facturas de la luz, gas, agua o teléfono?¿Y los saldos del Banco? ¡Pues ya tardas! Cuando acabes de leer este artículo :-P apunta en tu lista de próximas acciones consultar las web de las empresas que te envían correo y mira si puedes evitarlo.
  • Digitalizar. Para los documentos de los cuales no necesito el original (pe. Garantías de productos, tickets de compra, etc.) estos los escaneo y los archivo en mi Evernote, les asigno las etiquetas convenientes, le pongo un título descriptivo y me olvido. Cuando lo necesito ya sea en casa o en la playa con mi móvil podré acceder a él. Además evernote tiene la capacidad de buscar textos dentro de las imágenes así que las búsquedas son mucho más rápidas y fáciles.
  • ¿Guardas aquella revista por aquel artículo tan interesante? ¡Escanealo y a tu archivo digital!
  • Agrupar y archivar. Para los documentos que necesitas guardar en papel hay que establecer un sistema que nos permita acceder de forma fácil. Lo primero sería digitalizarlo, como comentaba en el punto anterior, de esta forma una primera búsqueda en nuestro PC nos permitirá refrescar la memoria. La documentación de productos en garantía guárdala toda junta: Grapa el ticket de compra a la garantía y con el libro de instrucciones ponlo todo junto así te será más fácil localizarlo.
  • Repasa tu archivo periódicamente. Una vez guardado un documento tendemos a guardarlo durante años cuando realmente la mayoría no tienen una validez muy temporal así que periódicamente guárdate un rato para repasar tu archivo físico y ver que documentos ya no sirven: albaranes de entrega de artículo, tickets de compra, recibos, etc.
¿Y vosotros guardáis muchos documentos o tenéis algún sistema para simplificar vuestro archivo?
Imagen cortesía de FeatheredTar con licencia Creative Commons.

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5 trucos para organizar mejor tus archivos.



A la hora de hacer backups, copiar ficheros o tener que liberar espacio de disco, es cuando uno se de cuenta de la cantidad de archivos que día a día y año a año vamos acumulando en el ordenador. Archivos del sistema, del trabajo (equipo, clientes…), de ocio (viajes, música…) y personales (facturas…). Tener una consistente organización a la hora de nombrarlos y clasificarlos te facilita el trabajo y la vida. Pero es algo que hay que hacer expresamente, poniendo deliberado cuidado en ello.
Una buena organización-clasificación te ahorra tiempo, separa lo importante de lo menos importante, evita quebraderos de cabeza y hace que te desgastes en las cosas que de verdad merecen la pena. Organizar bien los archivos de tu ordenador es como cuidar la presión de los neumáticos de tu coche. Un mal necesario que hace que lo demás vaya mejor.

1Nomenclatura común y consistente

A la hora de poner el nombre a carpetas y ficheros sigue un patrón o unas pautas que tú mismo establezcas. Pero procura aplicarlo siempre en todos los rincones. Eso hará que tu sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o a medio ordenar (lo que te llevará a cierta confusión).
Siéntate con lápiz y papel y define tu propia nomenclatura. Hazlo sencillo, práctico y directo. Tiene que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e incómoda. Comparto contigo algunas ideas que pueden ayudarte a la hora de crear un sistema eficaz de nombres:
  1. Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos.
  2. Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la carpeta/archivo.
  3. Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o también por año.
  4. Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos scroll y más directo, mejor).
  5. Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.
  6. Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar. Por ejemplo: @Clientes, !mportante, _Revisar, *Borrar, —2010.
  7. Una vez más: no lo compliques. Incluye éstas u otras ideas sólo si te ayudan.

2A mano lo que necesites. Lo demás al Almacén

Ten más a mano las carpetas y archivos en los que más trabajes. Crea accesos directos, lánzalos desde un Quicksilver o Launchbar, ponlos en el Dock… lo que sea para tener más cerca lo que más usas. Si los abres a diario o varias veces al día, es conveniente reducir el número de clics que necesitas para trabajar con ellos. Los proyectos actuales deben estar bien a mano.
¿Y lo demás?, sencillamente “escóndelo”. Crea un gran archivo central o Almacén donde guardar todo lo que no sean proyectos actuales. Trabajos completados, clientes anteriores, pruebas, documentación antigua… Si no lo utilizas con frecuencia mételo en ese “trastero digital”. Así evitarás que te moleste en el día a día. Y si algún lo necesitas podrás rescatarlo sin dificultad.

3Completa con etiquetas y/o colores

Las etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos más importantes o debes tener en cuenta. Las etiquetas te permiten emparentar en una misma familia archivos que están en distintos lugares de tu ordenador. Y los colores es un complemento visual que sirve para reforzar tu consistente sistema de nombres comunes.
Soy un gran fan de asignar colores a carpetas y archivos. Y es que saber, sólo con un rápido vistazo, qué hay detrás de cada uno, resulta muy práctico. Aun cuando esos archivos estén en el mismo sitio y no tengan nada que ver entre sí, los colores son una forma de distinguirlos. De ese modo en una misma carpeta pueden convivir ficheros totalmente distintos (trabajo y ocio) pero fácilmente identificables mediante colores (y su nombre, claro).
Por ejemplo, puedes acordar un sistema visual de colores parecido a este:
  • Rojo: documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas).
  • Azul: datos e información relacionada con mi equipo, colaboradores o mi empresa.
  • Verde: carpetas y ficheros con datos personales o bien ocio.

4Aprende a buscar bien

Ser organizado está bien. Te facilita el trabajo, simplifica las operaciones, elimina pequeñas dificultades. Pero tampoco hay que pasarse. Sobre todo teniendo en cuenta los buscadores que hoy día tenemos en nuestros sistemas operativos. No conozco en detalle los de los demás, pero el de Mac (Spotlight) encuentra todo a la velocidad del rayo. Sobre todo si sabes buscar bien.
El hecho de haber nombrado y clasificado mínimamente tus archivos facilitará enormemente cualquier búsqueda. Porque cuando uno busca no le interesa obtener 50 resultados sino sólo uno, el que necesita. Como además es una operación que repites con mucha frecuencia se vuelve necesario (imprescindible) saber buscar bien. Bastan 4-5 modificadores o comandos que harán que encuentres cualquier cosa en muy pocos segundos.
Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto, aprovechar las búsquedas frecuentes… Todo eso refuerza tu organización y hace que no pierdas el tiempo buscando, sino encontrando.

5Ten a mano un renombrador

Hay aplicaciones y utilidades (scripts…) que resultan muy útiles a la hora de renombrar un grupo de archivos “en bloque”. Imágenes de cámaras fotográficas, música y películas son algunos de los ejemplos más comunes. Pero hay más. A la hora de cambiarles el nombre y personalizarlos según tus necesidades, no se te ocurra ir modificando uno a uno o despilfarrarás tu precioso tiempo. Utiliza alguna de estas aplicaciones para cambiar el nombre “de golpe”. Ya se trate de 15 ó 1.500 archivos.
En Mac tienes muchas opciones para elegir: NameChangerFileList/NameManglerRenamer4Mac o el propio Automator. Seguro que para otros sistemas operativos no faltan alternativas.
Estas sencillas herramientas resultan de extrema utilidad a la hora de empezar de cero una buena organización o bien reforzar tu sistema actual de archivos digitales.

6 (Bonus) Revisa, borra y limpia

Los discos de hoy en día ofrecen una capacidad inimaginable hace poco tiempo. Pero la basura digital crece como la espuma. Hacer una revisión periódica (cada 3-4 meses) con una limpieza a fondo es una buena idea. Borra, limpia y quita del medio lo que ya no sirva o esté de más. Y si te da reparo eliminarlo, grábalo en un DVD. Puedes crear uno por año o por semestre. Eso te ayudará a liberar espacio extra, quitar la basurilla digital y guardar ese disco físico en cualquier rincón, ya que ocupa poco.





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El archivador 'tickler'


El archivador 'tickler'

Una herramienta utilizado por David Allen es el archivador Tickler – ¿alguien sabe si existe una traducción para este palabra? Este tipo de archivador resulta muy útil para todos que tratan con mucha papel.
Archivador TicklerEl archivador Tickler consiste de 43 carpetas, etiquetadas con los números 1 hasta 31 y doce carpetas etiquetadas con los nombres de los meses. Estas carpetas se guarda en la archivadora ordenado en la siguiente manera: la primera carpeta es la carpeta con la fecha de mañana – el 24 en mi caso – seguido por el resto de las carpetas diarias: 25 - 31 para este mes. Luego pones la carpeta del próximo mes – mayo –, las carpetas diarias para los primeros días de mayo – 1 hasta 23 – y el resto de las carpetas mensuales: junio hasta abril.
¿Como funcione Tickler?
Cada cosa que necesita acción o tu atención en una fecha concreta pones en la carpeta correspondiente. El archivador 
Tickler cubre los próximos 12 meses, que en la mayoría de los casos es más que suficiente.
Cada mañana abres la primera carpeta – con la fecha de hoy – y vacías la carpeta en tu bandeja de entrada para procesar las cosas juntas con las otras cosas en tu bandeja de entrada.
En el primero día de cada mes, abres la carpeta de este mes y divides las cosas de esta carpeta sobre las carpetas diarias o pones las cosas en tu bandeja de entrada.
¿Para que sirve el Tickler?
El archivador Tickler es muy útil para todas las coses de que no puedes decidir la 
Próxima Acción ahora. Un ejemplo puede ser una invitación para una exposición de arte en dos meses. Ahora mismo no sabes si en dos meses vas a tener espacio en tu agenda para visitar esta exposición, y por tanto simplemente pones la invitación en la carpeta de junio.
PesetasEl ejemplo de David Allen es una oferta que te interesa, pero no sabes si realmente necesitas el producto ofertado. Si pones la oferta en tu archivado Tickler tienes tiempo para repensar la compra sin tener miedo de que pase la fecha de vencimiento de la oferta. Es posible que después una semana te realices que has estado al punto de hacer una compra impulsiva innecesaria. ¡Con un archivador Tickler puedes ganar dinero!
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El sistema de archivo Firthunands



Saber que tengo la información que requiero y no encontrarla me revienta el hígado. De nada sirve tener mucha y buena información si no la encuentro cuando la necesito. Entre lo anterior y el trabajo de buscar entre 50 directorios y 150 archivos, abriendo cada uno “a ver si este es”, conseguí la suficiente motivación como para pensar en ordenar mis archivos y carpetas siguiendo unas pocas reglas que fueran fáciles de memorizar y me permitieran almacenar, acumular y atesorar grandes cantidades de información.
Lo primero fue preguntar ¿a lo largo de la historia, quien ha manejado mucha información? Los bibliotecarios, la gente encargada de tener a la mano un libro entre miles. De ahí salió la idea de utilizar un sistema de clasificación de biblioteca para organizar los archivos. Después de una breve comparación entre el sistema Dewey y el de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, me decidí por el ultimo por considerar que está más actualizado respecto a las necesidades actuales. Con esto encontré una forma de organizar los directorios.
Después vino la necesidad de ahorrarme el tiempo y el trabajo de abrir cada archivo para saber si era el buscado. Para solucionar esto pensé en las fichas bibliográficas, las cuales condensan la ubicación y la información más importante de un libro. El nombre de cada archivo debería de ser el equivalente a la ficha bibliográfica. Así con leer el nombre del archivo se sabe de que trata sin abrirlo.
Ahora, ¿qué fue lo que resultó de todas estas elucubraciones?
Primero los límites. El sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos (SC) fue creado y sirve para administrar la biblioteca más grande del mundo. Yo no busco eso. Es decir, lo utilizo mientras es útil, pero algunas cuestiones sobre el grado de detalle de la clasificación puede dar problemas cuando trato de clasificar los archivos de mi trabajo, y resulta de que mi trabajo es multidisiplinario. Otro limite es la longitud de los nombres de archivos y directorios. Algunos sistemas operativos tienen problemas con esto y entonces es necesario abreviar.
Segundo, las definiciones. En adelante, un “directorio” será el directorio electrónico que corresponde a una clase del SC. Una “carpeta” sera el directorio electrónico que yo creo para mi trabajo, para guardar algún archivo, etc., y siempre estará dentro de un directorio correspondiente a una clase del SC. Dicho de otra forma, un directorio será el equivalente a una sala de biblioteca, una carpeta equivale a un libro. Además, al igual que con los libros, es necesario definir el lugar de procedencia y al mismo tiempo abreviar. Yo utilizo las dos letras del dominio de Internet de cada país.
Tercero, la declaración de libertad y soberanía. Resulta que los amables ingenieros de Microsoft que crearon Windows quisieron ahorrarle trabajo a los usuarios del sistema operativo programando todo para que funcione dentro del directorio “Mis documentos”. Gracias pero me niego. Para no tener problemas con los archivos y las carpetas, para que Windows respete mi clasificación y no se meta donde nadie lo llamó, es necesario trabajar en el directorio raíz del disco duro. Se abre “Mi PC”, entramos a “Disco local (C:)” y se crea una carpeta con un nombre corto, Por ejemplo “00” o “Trabajo”. En adelante, todo lo que se mencione, se hace dentro de esta libre y soberana carpeta, la cual no afecta el funcionamiento de Windows, y para abrirla se puede crear un acceso directo en el escritorio y en el menú de Inicio. Además, si toda mi información esta ahí dentro, con respaldar esta carpeta, respaldo toda mi información. Y por ultimo, algunas carpetas y archivos tendrán nombres largos que en “Mis documentos” no podrían existir.
Ahora sí, los resultados de las elucubraciones. El SC tiene clases y subclases enumeradas con las letras del abecedario, después vienen categorías. Con la clase y subclase es suficiente para poder administrar los archivos y trabajar sin problemas. Entonces se crea un directorio para cada clase y subclase, Por ejemplo “GE Ciencias ambientales”, “QA Matemáticas”, “RV Herbolaria” donde la primera letra corresponde a la clase (G de geografía, antropología y recreación, Q de ciencias, R de medicina en el ejemplo). Al final quedan cerca de 200 directorios, o sea cerca de 200 lugares donde poner los archivos y carpetas. Son muchos, pero están ordenados, son una clasificación sistemática de la inmensa mayoría de los temas sobre los que alguna vez algún mortal ha escrito algo. Y son inamovibles, en adelante no se cambiaran, casi, casi son parte del hardware de la computadora.

El método

Las carpetas y los archivos siguen casi las mismas reglas para nombrarlos que las fichas bibliográficas.
Primero ¿qué es? Un libro en pdf es un trabajo terminado, que utilizamos de forma muy diferente que el informe que tengo que acabar mañana (el primero se lee y el segundo se modifica). También se utilizan de forma diferente el software y las memorias de los congresos. Entonces, el nombre de las capetas y los archivos tendrán una letra inicial que defina que son. Por ejemplo:
En los archivos:
I de Información, libros, informes (terminados), publicaciones, revistas. O sea, archivos con información que ya no tendrá modificaciones como si fuera un libro publicado.
T de Trabajo, todos los archivos en los que se esta trabajando, que no están terminados. Esta letra indica cual es nuestro trabajo.
En las carpetas:
C de Capacitación, cursos o congresos, son carpetas que contienen apuntes de los cursos y capacitaciones y las memorias de los congresos.
I de Información, contienen libros, informes, publicaciones, revistas y se utilizan cuando la publicación tiene muchos archivos.
T de Trabajo, son las carpetas en donde esta el trabajo que se realiza.
S de Software, dentro de cada una de estas carpetas esta un programa, sus manuales, referencias de donde e descargo, etc.
Dos letras para los archivos, 4 para las carpetas. La “T” y la “I” en los archivos corresponde a la “T” y la “I” en las carpetas. La “C” y la “I” en las carpetas se pueden considerar como similares y dejar solo una letra. Cuestión de gustos y necesidades.
Segundo la fecha. Para que la computadora ordene automáticamente los archivos y carpetas por fecha, es necesario poner la fecha en el nombre del archivo. Yo utilizo lo siguiente: “2009 1115” o sea, año 2009, mes 11, día 15. La fecha puede ser la de publicación de un libro o informe, la fecha en que yo genere un archivo de mi trabajo o la fecha en que alguien me proporcionó un archivo.
Tercero el país. Utilizando el dominio de cada país en Internet, España es ES, México es MX, Bulgaria es BG, Congo es CG, etc. Obviamente, se necesita un trabajo muy especial para manejar información de mas de 15 países, así que las abreviaturas a manejar son pocas y siempre se podrá recurrir a la lista cuando se tengan dudas.
Cuarto el autor. Estoy trabajando, mi jefe me pasa algunos datos ¿donde pongo el archivo para no perderlo? A los archivos que yo genero, donde està mi trabajo, les pongo mi nombre “Hluot”, los de mi jefe dicen “Jefe” o su nombre, apellido o apodo (según la simpatía). Pero siempre me refiero a la misma persona con el mismo nombre. Y los archivos se ponen juntos.
Quinto el nombre. Es el nombre que cada persona le pone a los archivos, aunque a veces es bueno cambiarlo por las palabras claves que definan la información que contiene.

Los resultados

Si llamamos extensión al numero de directorios que manejamos y profundidad al número de carpetas dentro de otras carpetas o directorios, entonces la extensión es de un poco más de 200, pero la profundidad según mi experiencia es de 3 como máximo. Y como se mencionó antes, la extensión no es problema porque se formó con una clasificación sistemática de casi cualquier tema.
En lo particular, yo tengo los 200 directorios en mi computadora, aunque no los utilizo todos. Los directorios que si utilizo, donde guardo información, los identifico cambiando el icono de carpetas por cualquier otro. De esta forma, un vistazo rápido me permite saber si tengo información de un tema sin abrir el directorio. Dejar solo los directorios de interés y borrar el resto no es problema.
Con lo anterior, se crean carpetas y archivos de nombres muy largos. Por ejemplo, el nombre de la carpeta con las proyecciones de población de México que realiza el Consejo Nacional de Población (CONAPO), y que publicó en 2004, sería “I 2004 0000 MX CONAPO Proyecciones de población” y podría estar junto con las estadísticas de ambiente de SEMARNAT “I 2005 0000 MX SEMARNAT Situación medio ambiente”, todo dentro del directorio “HA Datos estadísticos”.
El presente texto tiene por nombre “A 2010 0215 Hluot Organización de archivos” y se ubica dentro de una carpeta llamada “T 2009 1100 MX Hluot Organización de archivos” del directorio “ZA Catalogación”. En los archivos “T” omito la regla del país porque todos los genero en México y porque siempre están dentro de una carpeta que especifica para que país es el trabajo.


Carpeta
Foto por net_efekt (via Flickr)


A final de cuentas, las ideas claves son:
  • Utilizar el SC para ordenar las carpetas y los archivos por temas como en una biblioteca.
  • Utilizar el nombre de los archivos como una ficha bibliográfica para no tener que abrir los archivos “a ver si este es”, “a ver si en este está”.
  • Hacer clara la diferencia de los diferentes archivos o carpetas; un e-book NO ES LO MISMO que el borrador de mi trabajo. El primero se consulta, el segundo se modifica, si son diferentes deben de tratarse de forma diferente y deben nombrarse de forma diferente.
  • Tener 40 copias del mismo archivo es intrascendente, lo que importa es saber donde se encuentran y cual se debe de conservar, las 39 restantes se borraran cuando se quiera.
  • Perder información no es un problema grande cuando se sabe que se perdió. Obtener la información de nuevo es más o menos fácil aunque se tenga que generar porque ya sabemos el camino.

La filosofía o linea de pensamiento subyacente a este sistema de organización es la jerarquización de los conceptos. Algunas personas ordenan sus archivos por años, tienen varias carpetas llamadas “2008”, “2009”, “2010” y dentro de cada carpeta tienen otras con el nombre del trabajo. Clasifican por “Fecha-Trabajo”, primero el concepto “tiempo” y después el concepto “trabajo”.
Este sistema de clasificación tiene como sustento que la tematica es lo más importante de la información, después el tipo de información y solo después de esto se considera el tiempo. Se clasifica por: “Tema-¿Que es?-Fecha-Lugar-Autor”.
Tomando esta idea, cualquier persona puede cambiar el orden de los conceptos, puede clasificar por “Fecha-Autor-Tema” o cualquier otra clasificación que se adapte a sus necesidades, pero recomiendo definir una vez cual sera el orden y respetarlo siempre.
Yo llegue dejar el tiempo en tercer lugar después de que me dí cuenta de que ponerlo en primer lugar dejaba fuera toda la información que yo no genero (o sea, la mayoría). Cuando decidí hacer un sistema de clasificación para cualquier tipo de información, tube que establecer la jerarquización de los conceptos que se detalla.
A continuación los archivos que complementan el sistema:
1. Las carpetas con la clasificación completa
2. Los identificadores de dominio (país).


y2a -
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Geek to Live: Organización de "Mis Documentos"

Traducido " a machau" por google , el articulo original en ingles es este

Geek to Live: Organizing "My Documents"



por Gina Trapani
La semana pasada discutimos cómo organizar sus papelescon un archivador, algunas carpetas de manila y un fabricante de la etiqueta. Hoy vamos a hacer frente a esa carpeta amarilla virtual en su computadora llamado "Mis documentos".
Si su sistema actual de organización de archivos funciona para ti, enhorabuena. Pero si se encuentra con frecuencia dejando los archivos de desorden en el escritorio de su ordenador, o si usted pasa tiempo organizando los archivos en una jerarquía profunda y complicada de las carpetas de grano fino, es el momento para una renovación. Recuerde, con la sencillez viene sin esfuerzo. A unos cuantos cubos simple pero flexible, puede conseguir su bits y bytes bajo control para que pueda dedicar menos tiempo a mover archivos de un lado y más tiempo de trabajo conseguir que se hagan.
Hay un millón y una maneras de organizar los archivos y carpetas en el disco. Algunos podrían argumentar que el gasto en un momento de pensar siquiera en la edad de búsqueda en el escritorio no es necesario. Eso puede ser cierto, pero una cierta apariencia de orden clara tu escritorio y tu mente y te hacen "listo para cualquier cosa". Con los años he venido con la estructura de seis carpeta "Mis documentos" que se crea en cada computadora que uso sin falta. Este esquema se adapta a cualquier archivo que puede venir a través, mantiene el escritorio de mi claro, sin problemas encaja en un sistema de copia de seguridad automática y también hace que la línea de comandos de archivo disputa una brisa.
Esta es sólo una manera que no funciona para todos, pero puede haber algo aquí para ayudarle a obtener sus documentos digitales bajo control. En orden alfabético, a mis seis carpetas principales se llaman: bak, documentos, documentos, archivo, junkdrawer, multimedia y secuencias de comandos. He aquí un resumen rápido de lo que cada uno hace y lo que podría contener.
  1. bak
    Paso mucho tiempo en la línea de comandos, así que siempre optar por los nombres de archivo reducido. En este caso, Bak es la abreviatura de copia de seguridad - pero no es lo que piensas. Las copias de seguridad de datos residen en discos externos, pero la carpeta bak tiene específicos de la aplicación de copia de seguridad de datos exportados. Por ejemplo, la carpeta puede contener su bak Firefox y Thunderbird MozBackup archivos (que copia de seguridad antes de instalar nuevas extensiones, ¿verdad?), La copia de seguridad de archivos Quicken, la Libreta de direcciones exportadas CSV o un volcado de la base de datos de su weblog.
  2. docs
    Docs es el Big Kahuna de los seis carpetas. Es el lugar donde todos los archivos de trabajo para sus tareas actualmente en curso, proyectos y clientes ir. Docs cambia a menudo y con frecuencia, y debe ser purgado a menudo. Tengo muchas subcarpetas en documentos, como las "finanzas", "clientes" y "escritura creativa". Los "clientes" carpeta tiene subcarpetas también, como "Lifehacker" y "kinja". Eso nos lleva a 3 en sub carpetas, y que suele ser tan profundo como el que estoy dispuesto a ir.
  3. docs-archivo
    Tus documentos de archivo debe ser purgada de no "trabajar" con frecuencia archivos. "Cerrado" archivos - en un proyecto terminado, por un empleador anterior, para los años fiscales anteriores - debe entrar en sus documentos-archivo. Este archivo existe sólo para referencia y de búsqueda, pero la carpeta separada mantiene todas esas cosas extra de atestar documentos, que es básicamente su panel de tareas de trabajo. Los archivos de documentos de archivo-no cambian mucho si alguna vez, y para que pueda respaldarlas en una diferente (menos frecuentes) calendario como resultado.
  4. junkdrawer
    El junkdrawer (o temporal, o TMP) es una pluma de acogida temporal para los archivos que estás jugando con, pero no necesita ahorrar a largo plazo. Firefox y Thunderbird, ambos deben guardar en junkdrawer por defecto para las descargas y los archivos adjuntos de correo electrónico. Cuando estoy de cultivo y nitidez para subir fotos, verificando un vídeo o simplemente probando un script o un programa, en los archivos de junkdrawer ir. Archivos decido que quiero mantener graduarse de junkdrawer en documentos, de lo contrario, el portero automático del disco duro que escribí acerca de un tiempo atrás viene arrasando y elimina cualquier cosa de más de 2 semanas a partir de junkdrawer mientras duermo.
  5. Multimedia
    Aquí es donde tu música, vídeos y fotos de carpetas ir. En cuanto a la gestión de sus medios de comunicación dentro de esta carpeta, en general, estoy contenta de dejar de iTunes y Picasa cuidar de las cosas. Por supuesto, su preferencia puede variar, pero la ventaja de tener todos los espacios acaparando sonido, vídeo y archivos de imagen bajo un paraguas de la carpeta multimedia de los padres es copia de seguridad. Es probable que su sistema de multimedia de copia de seguridad será diferente de sus documentos de copia de seguridad debido a la menor frecuencia de cambio y la gigabytage necesario. Em Drop 'todos aquí en la carpeta multimedia y eres bueno para ir. Tenga en cuenta que compartir sus medios de comunicación con un servidor web casa funciona muy bien con una carpeta general de multimedia, también.
  6. scripts
    The scripts folder is where any executable script or shortcut lives. Here I keep my previously-mentioned weight logger and janitor scripts, any batch scripts and Windows shortcuts for quick launching programs.

Una palabra acerca de directorio de Windows por defecto

Como he dicho, soy un gran fan de corto y de las vías punto de archivo. Windows "de usuario por defecto los documentos de directorio es algo así como:
C: \ Documents and Settings \ Gina \ Mis documentos \
A lo que yo digo, "Por el amor de todo lo que es bueno y santo, ¿por qué, de Microsoft, ¿por qué?"
Puedo apreciar humanos nombres de la carpeta de lectura, pero lo hago mucho trabajo de línea de comandos y secuencias de comandos, y yo no quiero volver a recordar para encerrar mi ruta de directorio principal entre comillas o recordar las barras para escapar de los espacios. Así que para facilitar las cosas, yo siempre cambiar la
casa
"Mis documentos" directorio c: \ home \ gina \. Esta ruta de espacios consistente en minúsculas sans es mucho más fácil que escribir, recordar y mucho más scripts.
Para cambiar sus documentos en el directorio de Windows, haga clic en "Mis documentos" icono. Bajo Propiedades, pulse el botón Mover.
Seleccione la nueva ubicación. Windows amablemente le preguntará si desea mover todos sus documentos a la ubicación vieja a la nueva. Seguir adelante y hacer que si es necesario.
Note about changing
your home directory
your documents directory: If you change your "My Documents" path, some dumb Windows applications will STILL think that the C:\Documents and Settings\blah... path is your home directory, so sometimes application data will get saved there. I figure this info can't be too important if the app couldn't figure out where the new home directory is, but it This is something worth keeping in mind.
Update: Reader Helena points out that there is a difference between the home directory and the "My Documents" folder, which would explain why Windows apps would still save files to the original home directory. Looks like I'm the dumb one! Thanks, Helena!

Más allá de los 6 grandes

Si has leído hasta aquí, entonces me voy a permitir que en un pequeño secreto: no son sólo las carpetas que viven en mi directorio home. Ser un programador y desarrollador web, si la estación de trabajo estoy en un equipo de desarrollo, también suelen trabajar dentro de un "código" de la carpeta y un "servidor" carpeta (la raíz de mi instalación de Apache.) Además, muchas aplicaciones de Windows adoptar sobre sí mismos para crear carpetas en "Mis documentos". " Algunas veces dejo a 'em, otras veces de forma explícita conjunto en el que se va a guardar cosas - como los registros de mi Trillian IM o archivos de correo electrónico Thunderbird ubicación (documentos y documentos-archivo, respectivamente.)
Pero basta de mí. No debe haber fuertes sentimientos por ahí sobre la presentación frente a apilar y lo que la mejor estructura de la carpeta es. Por lo tanto, lifehackers, nos muestran su mojo de presentación. ¿Qué dice tu "Mis documentos" parece? ¿Por qué es (o no es) trabajar para usted? Háganos saber en los comentarios o en las puntas en lifehacker.com.
Gina Trapani, el editor de Lifehacker, goza de una bien organizada la carpeta más de lo que debe admitir. Su característica semi-semanal, Geek to Live, aparece todos los miércoles y viernes en Lifehacker. Suscribirse a la Geek to Live piensos para obtener nuevas cuotas en su lector de noticias.


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