El sistema de archivo Firthunands

de El Gachupas de Jero Sánchez

Saber que tengo la información que requiero y no encontrarla me revienta el hígado. De nada sirve tener mucha y buena información si no la encuentro cuando la necesito. Entre lo anterior y el trabajo de buscar entre 50 directorios y 150 archivos, abriendo cada uno “a ver si este es”, conseguí la suficiente motivación como para pensar en ordenar mis archivos y carpetas siguiendo unas pocas reglas que fueran fáciles de memorizar y me permitieran almacenar, acumular y atesorar grandes cantidades de información.

Lo primero fue preguntar ¿a lo largo de la historia, quien ha manejado mucha información? Los bibliotecarios, la gente encargada de tener a la mano un libro entre miles. De ahí salió la idea de utilizar un sistema de clasificación de biblioteca para organizar los archivos. Después de una breve comparación entre el sistema Dewey y el de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, me decidí por el ultimo por considerar que está más actualizado respecto a las necesidades actuales. Con esto encontré una forma de organizar los directorios.

Después vino la necesidad de ahorrarme el tiempo y el trabajo de abrir cada archivo para saber si era el buscado. Para solucionar esto pensé en las fichas bibliográficas, las cuales condensan la ubicación y la información más importante de un libro. El nombre de cada archivo debería de ser el equivalente a la ficha bibliográfica. Así con leer el nombre del archivo se sabe de que trata sin abrirlo.

Ahora, ¿qué fue lo que resultó de todas estas elucubraciones?

Primero los límites. El sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos (SC) fue creado y sirve para administrar la biblioteca más grande del mundo. Yo no busco eso. Es decir, lo utilizo mientras es útil, pero algunas cuestiones sobre el grado de detalle de la clasificación puede dar problemas cuando trato de clasificar los archivos de mi trabajo, y resulta de que mi trabajo es multidisiplinario. Otro limite es la longitud de los nombres de archivos y directorios. Algunos sistemas operativos tienen problemas con esto y entonces es necesario abreviar.

Segundo, las definiciones. En adelante, un “directorio” será el directorio electrónico que corresponde a una clase del SC. Una “carpeta” sera el directorio electrónico que yo creo para mi trabajo, para guardar algún archivo, etc., y siempre estará dentro de un directorio correspondiente a una clase del SC. Dicho de otra forma, un directorio será el equivalente a una sala de biblioteca, una carpeta equivale a un libro. Además, al igual que con los libros, es necesario definir el lugar de procedencia y al mismo tiempo abreviar. Yo utilizo las dos letras del dominio de Internet de cada país.

Tercero, la declaración de libertad y soberanía. Resulta que los amables ingenieros de Microsoft que crearon Windows quisieron ahorrarle trabajo a los usuarios del sistema operativo programando todo para que funcione dentro del directorio “Mis documentos”. Gracias pero me niego. Para no tener problemas con los archivos y las carpetas, para que Windows respete mi clasificación y no se meta donde nadie lo llamó, es necesario trabajar en el directorio raíz del disco duro. Se abre “Mi PC”, entramos a “Disco local (C:)” y se crea una carpeta con un nombre corto, Por ejemplo “00” o “Trabajo”. En adelante, todo lo que se mencione, se hace dentro de esta libre y soberana carpeta, la cual no afecta el funcionamiento de Windows, y para abrirla se puede crear un acceso directo en el escritorio y en el menú de Inicio. Además, si toda mi información esta ahí dentro, con respaldar esta carpeta, respaldo toda mi información. Y por ultimo, algunas carpetas y archivos tendrán nombres largos que en “Mis documentos” no podrían existir.

Ahora sí, los resultados de las elucubraciones. El SC tiene clases y subclases enumeradas con las letras del abecedario, después vienen categorías. Con la clase y subclase es suficiente para poder administrar los archivos y trabajar sin problemas. Entonces se crea un directorio para cada clase y subclase, Por ejemplo “GE Ciencias ambientales”, “QA Matemáticas”, “RV Herbolaria” donde la primera letra corresponde a la clase (G de geografía, antropología y recreación, Q de ciencias, R de medicina en el ejemplo). Al final quedan cerca de 200 directorios, o sea cerca de 200 lugares donde poner los archivos y carpetas. Son muchos, pero están ordenados, son una clasificación sistemática de la inmensa mayoría de los temas sobre los que alguna vez algún mortal ha escrito algo. Y son inamovibles, en adelante no se cambiaran, casi, casi son parte del hardware de la computadora.

El método

Las carpetas y los archivos siguen casi las mismas reglas para nombrarlos que las fichas bibliográficas.

Primero ¿qué es? Un libro en pdf es un trabajo terminado, que utilizamos de forma muy diferente que el informe que tengo que acabar mañana (el primero se lee y el segundo se modifica). También se utilizan de forma diferente el software y las memorias de los congresos. Entonces, el nombre de las capetas y los archivos tendrán una letra inicial que defina que son. Por ejemplo:

En los archivos:

I de Información, libros, informes (terminados), publicaciones, revistas. O sea, archivos con información que ya no tendrá modificaciones como si fuera un libro publicado.

T de Trabajo, todos los archivos en los que se esta trabajando, que no están terminados. Esta letra indica cual es nuestro trabajo.

En las carpetas:

C de Capacitación, cursos o congresos, son carpetas que contienen apuntes de los cursos y capacitaciones y las memorias de los congresos.

I de Información, contienen libros, informes, publicaciones, revistas y se utilizan cuando la publicación tiene muchos archivos.

T de Trabajo, son las carpetas en donde esta el trabajo que se realiza.

S de Software, dentro de cada una de estas carpetas esta un programa, sus manuales, referencias de donde e descargo, etc.

Dos letras para los archivos, 4 para las carpetas. La “T” y la “I” en los archivos corresponde a la “T” y la “I” en las carpetas. La “C” y la “I” en las carpetas se pueden considerar como similares y dejar solo una letra. Cuestión de gustos y necesidades.

Segundo la fecha. Para que la computadora ordene automáticamente los archivos y carpetas por fecha, es necesario poner la fecha en el nombre del archivo. Yo utilizo lo siguiente: “2009 1115” o sea, año 2009, mes 11, día 15. La fecha puede ser la de publicación de un libro o informe, la fecha en que yo genere un archivo de mi trabajo o la fecha en que alguien me proporcionó un archivo.

Tercero el país. Utilizando el dominio de cada país en Internet, España es ES, México es MX, Bulgaria es BG, Congo es CG, etc. Obviamente, se necesita un trabajo muy especial para manejar información de mas de 15 países, así que las abreviaturas a manejar son pocas y siempre se podrá recurrir a la lista cuando se tengan dudas.

Cuarto el autor. Estoy trabajando, mi jefe me pasa algunos datos ¿donde pongo el archivo para no perderlo? A los archivos que yo genero, donde està mi trabajo, les pongo mi nombre “Hluot”, los de mi jefe dicen “Jefe” o su nombre, apellido o apodo (según la simpatía). Pero siempre me refiero a la misma persona con el mismo nombre. Y los archivos se ponen juntos.

Quinto el nombre. Es el nombre que cada persona le pone a los archivos, aunque a veces es bueno cambiarlo por las palabras claves que definan la información que contiene.

Los resultados

Si llamamos extensión al numero de directorios que manejamos y profundidad al número de carpetas dentro de otras carpetas o directorios, entonces la extensión es de un poco más de 200, pero la profundidad según mi experiencia es de 3 como máximo. Y como se mencionó antes, la extensión no es problema porque se formó con una clasificación sistemática de casi cualquier tema.

En lo particular, yo tengo los 200 directorios en mi computadora, aunque no los utilizo todos. Los directorios que si utilizo, donde guardo información, los identifico cambiando el icono de carpetas por cualquier otro. De esta forma, un vistazo rápido me permite saber si tengo información de un tema sin abrir el directorio. Dejar solo los directorios de interés y borrar el resto no es problema.

Con lo anterior, se crean carpetas y archivos de nombres muy largos. Por ejemplo, el nombre de la carpeta con las proyecciones de población de México que realiza el Consejo Nacional de Población (CONAPO), y que publicó en 2004, sería “I 2004 0000 MX CONAPO Proyecciones de población” y podría estar junto con las estadísticas de ambiente de SEMARNAT “I 2005 0000 MX SEMARNAT Situación medio ambiente”, todo dentro del directorio “HA Datos estadísticos”.

El presente texto tiene por nombre “A 2010 0215 Hluot Organización de archivos” y se ubica dentro de una carpeta llamada “T 2009 1100 MX Hluot Organización de archivos” del directorio “ZA Catalogación”. En los archivos “T” omito la regla del país porque todos los genero en México y porque siempre están dentro de una carpeta que especifica para que país es el trabajo.

Foto por net_efekt (via Flickr)

A final de cuentas, las ideas claves son:

• Utilizar el SC para ordenar las carpetas y los archivos por temas como en una biblioteca.
• Utilizar el nombre de los archivos como una ficha bibliográfica para no tener que abrir los archivos “a ver si este es”, “a ver si en este está”.
• Hacer clara la diferencia de los diferentes archivos o carpetas; un e-book NO ES LO MISMO que el borrador de mi trabajo. El primero se consulta, el segundo se modifica, si son diferentes deben de tratarse de forma diferente y deben nombrarse de forma diferente.
• Tener 40 copias del mismo archivo es intrascendente, lo que importa es saber donde se encuentran y cual se debe de conservar, las 39 restantes se borraran cuando se quiera.
• Perder información no es un problema grande cuando se sabe que se perdió. Obtener la información de nuevo es más o menos fácil aunque se tenga que generar porque ya sabemos el camino.

La filosofía o linea de pensamiento subyacente a este sistema de organización es la jerarquización de los conceptos. Algunas personas ordenan sus archivos por años, tienen varias carpetas llamadas “2008”, “2009”, “2010” y dentro de cada carpeta tienen otras con el nombre del trabajo. Clasifican por “Fecha-Trabajo”, primero el concepto “tiempo” y después el concepto “trabajo”.
Este sistema de clasificación tiene como sustento que la tematica es lo más importante de la información, después el tipo de información y solo después de esto se considera el tiempo. Se clasifica por: “Tema-¿Que es?-Fecha-Lugar-Autor”.
Tomando esta idea, cualquier persona puede cambiar el orden de los conceptos, puede clasificar por “Fecha-Autor-Tema” o cualquier otra clasificación que se adapte a sus necesidades, pero recomiendo definir una vez cual sera el orden y respetarlo siempre.
Yo llegue dejar el tiempo en tercer lugar después de que me dí cuenta de que ponerlo en primer lugar dejaba fuera toda la información que yo no genero (o sea, la mayoría). Cuando decidí hacer un sistema de clasificación para cualquier tipo de información, tube que establecer la jerarquización de los conceptos que se detalla.
A continuación los archivos que complementan el sistema:
1. Las carpetas con la clasificación completa
2. Los identificadores de dominio (país).


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