ENLACES

+ vistas

VARIOS


Contador Gratis
relojes para blogger html clock for websites contador de usuarios online
PULSAR   1  de arriba para cerrar pestaña

[Agenda Perpetua - AP] Encuentra tiempo para todo


Encuentra tiempo para todo

Cameron Chapman

La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes que debe aprender un emprendedor. Con un buen sistema de gestión del tiempo es más sencillo encontrar el necesario para hacer las cosas importantes para ti, ya sea en tu vida personal o profesional.

Una gestión del tiempo con éxito es un desafío, especialmente para los nuevos en el mundo 
freelance o trabajadores autónomos. Cuando hay un jefe diciendo qué hacer y cuándo hacerlo, es mucho más fácil priorizar y saber qué hay que hacer y cuándo. Pero cuando no sólo te enfrentas a las necesidades de tu cliente sino al hoy por hoy de llevar un negocio, además de intentar tener una vida aparte del trabajo, la gestión del tiempo se complica.

Debajo, dieciseis trucos para ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y encontrar el momento para participar en lo que es importante para ti. Se incluyen recursos adicionales para mejorar tu gestión del tiempo.

Organízate

Perder el tiempo de tu trabajo buscando cosas que deberían estar a mano, ya sea en tu ordenador o en tu escritorio físico, es una de las más significativas pérdidas que hay. Es algo que varía mucho según la industria o según las preferencias personales, pero descaradamente necesitas habitar en un sistema donde colocar la información, los ficheros y los datos que necesitas cada día. Esto incluye carpetas y etiquetas en tu ordenador, en tus archivos físicos, pilas de papeles y bandejas de entrada en tu espacio de trabajo.

Experimenta con distintos sistemas de organización hasta que encuentres el que funciona para ti. Yo mismo tengo una carpeta llamada «trabajo» en mi escritorio, y dentro de ella tengo una carpeta para cada cliente habitual. Para cada proyecto creo una carpeta para ese cliente mientras trabajo para el mismo, y éstas son movidas a la carpeta «completo» una vez el proyecto es finalizado. También muevo sus datos a mi disco duro portátil apartándolo del disco duro principal de mi portátil. Apenas uso papeles, así que un par de pilas en mi escritorio me sirven.

Separa el espacio de trabajo del espacio para todo-lo-demás

Necesitas un espacio de trabajo dedicado. Si trabajas en una oficina probablemente ya lo tendrás. Pero si vas a trabajar en casa necesitarás algo más de trabajo. Debajo unos cuantos trucos para crear tu espacio de trabajo si no tienes sitio para una oficina como tal.

  • Hazte con un escritorio. No trabajes sobre la mesa de los cafés o donde cenas. Es ineficiente y te encontrarás constantemente guardando y sacando cosas de los cajones. Es mejor tener un sitio donde todo tu material de trabajo está permanentemente a mano.
  • Cuando estés en tu espacio de trabajo, sitúate en «modo trabajo». Viste «ropa de trabajo» cuando estés trabajando. Si es necesario, ponte los zapatos cuando vas a trabajar —es lo que yo hago casi siempre—.
  • Roba espacio sin uso. ¿Hay un cuarto desocupado, la esquina de un cuarto, un simple armario sin usar en casa? ¿Cabe un escritorio? Si es así, ya has encontrado tu oficina. Si el espacio es parte de un recinto más grande considera la posibilidad de adquirir un bastidor para ocultar tu material de trabajo cuando no está siendo usado. Si es un closet o un espacio diminuto, hay escritorios a medida que cumplen la tarea —de otra forma desperdiciarás espacio, con un escritorio mucho más pequeño que el espacio total—. Localiza cualquier espacio sin uso en casa y alójalo como espacio dedicado al trabajo.


Utiliza las herramientas de gestión del tiempo

Hay cientos de herramientas ahí fuera para organizar y gestionar tu tiempo. Ya sea si optas por un libro de citas físico, o un calendario, o una aplicación 
online, saca ventaja de las aplicaciones que ya existen. Yo uso una combinación de herramientas. Remember the Milk mantiene mi lista de tareas —y con la versión Pro las tienes desde tu iPhone—. Tengo un calendario para mi planificación mensual. Y etiqueto mis emails con información importante hasta que he administrado la misma.

Antes solía usar Post-It amarillos a modo de lista de tareas, siempre los ponía en el escritorio delante del teclado, y una agenda Moleskine tamaño bolsillo negra. Funcionaba bien, sólo que al final preferí una lista de tareas que pudiera acceder desde cualquier parte.

Son miles las herramientas de gestión del tiempo. Experimenta con unas pocas y busca las que se adaptan a la forma en la que trabajas. No existe una solución que sirva para todos ahí fuera, pero existe al menos una que funciona para cada uno.

Ponte metas

Ponerse metas es una de las cosas más importantes que uno puede hacer para gestionar su tiempo. Si no tienes metas, ¿cómo sabes qué es importante? ¿Qué merece tu tiempo y tu atención? Respuesta corta: No lo sabes.

No hace falta que sean metas formales. No hace falta que sean a largo plazo —aunque ayuda que lo sean—. Lo que hace falta es que enfoquen tu atención hacia el trabajo importante.

Una meta podría ser tener todo mi trabajo terminado el jueves para poder tomarme el viernes libre, o usarlo para un proyecto personal. Lo que se consigue con esa meta es centrarme en trabajar más eficientemente de firma que termine el trabajo en el 80% del tiempo. Ese 20% de rebaja no suele ser una gran apuesta. Simplemente apagando TweetDeck mientras trabajo, o configurándolo para tomar actualizaciones sólo cada 30 o 60 minutos es una ayuda enorme. O trabajar durante el almuerzo. O levantarse media hora antes o acostarse media hora más tarde.

Las metas tienen que ser específicas. Pueden ser recurrentes tipo «quiero tomarme todos los viernes libres» o de un sólo uso tipo «quiero que mi nuevo sitio 
web esté terminado el martes» o una combinación de los dos. Puedes escribirlos y ponerlos a la vista de forma que siempre estén presentes. Pero ten siempre una meta. Aunque sea tan simple como «termina este artículo antes de comer».

Ponte fechas tope

Son una especie de objetivo predefinido en un proyecto. Si estableces que algo debe estar hecho el próximo lunes, es probable que estructures tu trabajo de forma que esté hecho el lunes. Si no te ocurre esto, necesitas este artículo más que nadie.

Si tus fechas tope no son impuestas por un cliente o un jefe, tendrás que imponértelas tú mismo. Piensa sobre ello cuando quieras acabar algo o quieras avanzar al siguiente proyecto. Pon esa fecha en tu calendario y añádela a tu lista de tareas como fecha límite del presente proyecto. Mejor, cuéntale a alguien que esa es tu fecha límite. Yo las pongo en Twitter y en Facebook para que mis amigos me den el coñazo si se me olvidan. La presión de tus colegas es una forma genial de obligarte a trabajar más duro.

Planea de antemano

Tienes que hacerte un gran dibujo. Mensual, bimensual, anual, depende de tu industria y del tipo de proyectos en los que trabajas. Como he mencionado, tengo un calendario físico con mis proyectos mensuales y mis fechas límite. También marco citas, fechas importantes, y cualquier información que pueda interferir en mis fechas tope o en mi ritmo de trabajo normal. La mayor parte de mis fechas tope van a ritmo semanal o a mitad de semana de forma que un calendario mensual funciona genial para mí. Si usas fecha tope más largas o más cortas tendrás que ajustar la cantidad de tiempo hacia el que necesitas echar tu vistazo para ver a cuánto trabajo te has comprometido contigo mismo en un plazo determinado.

Establece prioridades

Tienes que priorizar el trabajo que haces. Generalmente el trabajo que ha de estar listo antes es el que debe completarse primero. Luego primero está el trabajo para las próximas dos semanas, y luego todo lo demás.

No olvides incluir las prioridades familiares. El primer partido de fútbol de tu hijo es importante, así que llévalo arriba del todo en tu lista. Las visitas al médico, actuaciones de tus hijos, reuniones en el colegio, citas nocturnas, fiestas, todas son tareas a ser tenidas en cuenta cuando planeas tu calendario. Decide qué cosas hay que hacer esté terminado tu trabajo o no —pero aquí no pongas muchas—, qué cosas puedes hacer si has llegado a cierto progreso en tu trabajo —presta especial atención a lo que debe estar completado— y qué cosas no importa hacer o no si tu trabajo no está terminado.

Idea un sistema para marcar prioridades. Por ejemplo, lápices de distintos colores, o estrellas junto a las cosas más importantes, o incluso listas separadas según prioridad. Simplemente asegúrate de que lo que eliges hacer concuerda con tu estilo de vida.

Delega

No hay nada de malo en buscar ayuda ahí fuera de vez en cuando. Puede significar delegar la responsabilidad en un proyecto en algún compañero, o incluso en un asistente. Puede implicar el 
outsourcing de determinados aspectos de un proyecto —investigación, implementación, etc.— de forma que puedas enfocarte en las partes importantes.

No necesariamente tienes que delegar partes de tu trabajo para ser más efectivo. ¿Qué tal si contratas una asistenta para limpiar la casa una vez a la semana? ¿O que tu sobrino te lave el coche en vez de perder toda la mañana del sábado haciéndolo tú mismo? Delegar puede liberar el tiempo que necesitas para hacer lo que es realmente importante para ti. Aunque sea pasar más tiempo con tu hijo o jugar un par de hoyos más al golf.

Optimiza tus procesos

Siempre hay cosas que hay que hacer a diario o semanalmente en tu trabajo que puedes hacer más eficientemente. Revisar las cuentas. Archivar. O esas tareas repetitivas que se incluyen en cada proyecto.

Son cosas que puedes optimizar y realizar de forma más efectiva. Mira cómo las haces ahora y piensa si hay pasos que podrías combinar o simplemente eliminar. Si eres diseñador 
web, puedes crear una serie de plantillas para desarrollar nuevos sitios. O un programa que procese automáticamente las facturas para llevar tus cuentas. Muchas otras cosas pueden hacerse de forma más eficiente, si sólo te tomas el tiempo para identificarlas.

Aprende a decir No

Uno de los sumideros de tiempo para tu trabajo más habituales es simplemente asumir demasiado trabajo. Tienes que aprender a decir «no». Si asumes maś trabajo del que puedes soportar, no sólo dejarás de cumplir tus fechas tope, sino que la calidad de tu trabajo, pero también la de tus relaciones, personales y laborales, se resentirá.

Antes de asumir un nuevo trabajo, mira tu calendario. ¿Tienes tiempo para otro proyecto? Si no, simplemente explícale a tu cliente de que ya son demasiados tus proyectos como para dedicarle al suyo el tiempo necesario. Te lo agradecerán. Y si no puedes eludir nuevo trabajo, dale al menos unas fechas límite realistas en las que puedas completarlo. No digas que lo tendrás para la semana que viene si ya tienes compromisos que ocupan todo tu tiempo hasta entonces.

Lo mismo se aplica a las obligaciones personales. Nadie te obliga a ir a la reunión anual de vecinos. No hace falta que te apuntes a la liga local de fútbol. Porque hayas hecho algo durante diez años no quiere decir que estés obligado a hacerlo los próximos diez años. Aprende a decirle «no» a tus amigos, tu familia, tus vecinos, a todo el mundo, para que tengas tiempo para poder decirle «sí» a lo realmente importante.

Aprende cuándo trabajas mejor

De lo mejor de ser autónomo es poder ponerse su propio horario. Date cuenta de en qué momentos eres más productivo. En mi caso, entre las nueve de la mañana y entre las dos y las tres. Y luego de nuevo entre las seis o las siete de la tarde hasta las once o las doce. No me obligo a trabajar en esas horas en las que no funciono —generalmente entre las dos y las siete de la tarde—. Me aseguro de ponerme a trabajar pronto por la mañana y bien entrada la tarde de forma que pueda hacer más mientras soy más productivo.

Ponte un horario regular

Relacionado con el punto anterior. Debes tener un horario regular e intentar cumplirlo cada día. Si trabajas mejor entre las cuatro de la mañana y el mediodía, entonces trabaja en esas horas siempre. Eso significa dejar de trabajar a mediodía y ponerse a hacer otra cosa. Lo mismo los fines de semana. Si es posible, tómate al menos dos días de descanso a la semana. Si quieres, que no sean el sábado y el domingo. Por qué no el miércoles y el jueves o el lunes y el martes. Lo que funcione para ti. Asegúrate de tener un tiempo de descanso establecido en el que no vas a trabajar, o acabarás completamente quemado.

No pierdas el tiempo

Mira de qué forma pierdes el tiempo todos los días. ¿Compruebas constantemente Facebook o Twitter? ¿Cuántas veces al día te levantas a por un vaso de agua? ¿La sexta vez que sacas al perro esta tarde? Sea lo que sea, plantéate una forma de minimizar su capacidad de interrumpirte. Saca al perro a un largo y generoso paseo pero sólo una vez después de comer. Facebook o Twitter sólo cada hora o cada dos horas, y el resto del tiempo cerradas. Hazte con una botella de agua rellenable para que sólo tengas que ir a la cocina un par de veces al día. Identifica lo que te hace perder el tiempo y elimínalo.

Evita la multitarea

Funciona en algunos casos. Pero cuando se trata de conseguir una cantidad de trabajo sustancial hecha, la multitarea generalmente hace más daño que bien. Trabaja en un solo proyecto a cada momento. No quiero decir sólo en un proyecto hasta que lo hayas terminado, me refiero a cambiar entre tres proyectos cada dos minutos. Establece un mínimo de trabajo por proyecto, ya sean quince, veinte minutos o incluso una hora. Y trabaja sólo en ese proyecto durante ese tiempo.

Lo que también se aplica a intentar trabajar mientras compruebas tu 
email, jugar al solitario, hablar por teléfono, y cualquier otra distracción que te impide dedicar tu atención completa a la tarea en curso.

Tómate frecuentes descansos

Quemarse es lo contrario de ser productivo. Cuando te quemas, ya eres incapaz de enfocarte o de completar tu trabajo tan rápidamente como deberías, o simplemente hacer trabajo alguno. Tomarse frecuentes descansos lo evita. Por ejemplo dar un paseo a mediodía, tomarse un descanso para ver las noticias después de comer, ir de compras a media mañana y no por la tarde. O tomarse una semana libre un par de veces al año. Se llama vacaciones.

Estos pequeños recesos nos refrescan y nos mantienen deseosos de trabajar. Sin ellos hay cansancio y falta de concentración. Yo generalmente salgo de casa un par de horas después del mediodía. Visito a algún familiar, hago compras, paseo con el coche, o en verano nado un poco. También me tomo descansos de cinco o diez minutos a lo largo del día para descansar mis ojos —permanecer frente a una pantalla de ordenador todo el día es terrible para la vista—. Y me tomo fines de semana largos, de 3 o incluso 4 días, de forma regular para recargar las pilas.

Mantenimiento

Es increiblemente importante para cualquier sistema de gestión del tiempo. Pero no se trata sólo de mantenimiento de dicho sistema. Se aplica a todos los capítulos de tu vida que necesitas en buen funcionamiento para conseguir completar tu trabajo.

Esto quiere decir mantenimiento de tu ordenador —copias de respaldo de tus ficheros, vaciar la papelera, limpiar la bandeja de entrada—, mantenimiento básico de tu espacio de trabajo —limpiar el polvo, pasar el aspirador— y del resto de tu casa —limpiar los platos, hacer la colada, reparaciones, etc.—

Y no olvides el mantenimiento de ti mismo. Come bien y haz ejercicio. Verás de qué manera mejora tu productividad.

Puedes preguntarte qué tiene que ver todo esto con encontrar tiempo para hacer cosas. El truco es éste: Si no mantienes todo aquello que lo necesita, eventualmente fallará algo. Algo tan sencillo como tener que hacer la colada un día de trabajo porque simplemente no te queda ropa limpia. O algo peor, heridas o enfermedades. Cuando llegan los desastres inesperados, la productividad se va al carajo. Perderás más tiempo persiguiendo cosas del que perderías si le hubieses dedicado tiempo al mantenimiento. Y si lo incluyes en tu calendario regular, no te llevará demasiado tiempo en realidad.


Visto en Smashing Magazine. Foto de Lanpernas 2.0.



--
Publicado por VRedondoF para Agenda Perpetua - AP el 9/25/2009 03:18:00 PM
Leer más...

Encuentra tiempo para todo


Encuentra tiempo para todo

Cameron Chapman

La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes que debe aprender un emprendedor. Con un buen sistema de gestión del tiempo es más sencillo encontrar el necesario para hacer las cosas importantes para ti, ya sea en tu vida personal o profesional.

Una gestión del tiempo con éxito es un desafío, especialmente para los nuevos en el mundo 
freelance o trabajadores autónomos. Cuando hay un jefe diciendo qué hacer y cuándo hacerlo, es mucho más fácil priorizar y saber qué hay que hacer y cuándo. Pero cuando no sólo te enfrentas a las necesidades de tu cliente sino al hoy por hoy de llevar un negocio, además de intentar tener una vida aparte del trabajo, la gestión del tiempo se complica.

Debajo, dieciseis trucos para ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y encontrar el momento para participar en lo que es importante para ti. Se incluyen recursos adicionales para mejorar tu gestión del tiempo.

Organízate

Perder el tiempo de tu trabajo buscando cosas que deberían estar a mano, ya sea en tu ordenador o en tu escritorio físico, es una de las más significativas pérdidas que hay. Es algo que varía mucho según la industria o según las preferencias personales, pero descaradamente necesitas habitar en un sistema donde colocar la información, los ficheros y los datos que necesitas cada día. Esto incluye carpetas y etiquetas en tu ordenador, en tus archivos físicos, pilas de papeles y bandejas de entrada en tu espacio de trabajo.

Experimenta con distintos sistemas de organización hasta que encuentres el que funciona para ti. Yo mismo tengo una carpeta llamada «trabajo» en mi escritorio, y dentro de ella tengo una carpeta para cada cliente habitual. Para cada proyecto creo una carpeta para ese cliente mientras trabajo para el mismo, y éstas son movidas a la carpeta «completo» una vez el proyecto es finalizado. También muevo sus datos a mi disco duro portátil apartándolo del disco duro principal de mi portátil. Apenas uso papeles, así que un par de pilas en mi escritorio me sirven.

Separa el espacio de trabajo del espacio para todo-lo-demás

Necesitas un espacio de trabajo dedicado. Si trabajas en una oficina probablemente ya lo tendrás. Pero si vas a trabajar en casa necesitarás algo más de trabajo. Debajo unos cuantos trucos para crear tu espacio de trabajo si no tienes sitio para una oficina como tal.

  • Hazte con un escritorio. No trabajes sobre la mesa de los cafés o donde cenas. Es ineficiente y te encontrarás constantemente guardando y sacando cosas de los cajones. Es mejor tener un sitio donde todo tu material de trabajo está permanentemente a mano.
  • Cuando estés en tu espacio de trabajo, sitúate en «modo trabajo». Viste «ropa de trabajo» cuando estés trabajando. Si es necesario, ponte los zapatos cuando vas a trabajar —es lo que yo hago casi siempre—.
  • Roba espacio sin uso. ¿Hay un cuarto desocupado, la esquina de un cuarto, un simple armario sin usar en casa? ¿Cabe un escritorio? Si es así, ya has encontrado tu oficina. Si el espacio es parte de un recinto más grande considera la posibilidad de adquirir un bastidor para ocultar tu material de trabajo cuando no está siendo usado. Si es un closet o un espacio diminuto, hay escritorios a medida que cumplen la tarea —de otra forma desperdiciarás espacio, con un escritorio mucho más pequeño que el espacio total—. Localiza cualquier espacio sin uso en casa y alójalo como espacio dedicado al trabajo.


Utiliza las herramientas de gestión del tiempo

Hay cientos de herramientas ahí fuera para organizar y gestionar tu tiempo. Ya sea si optas por un libro de citas físico, o un calendario, o una aplicación 
online, saca ventaja de las aplicaciones que ya existen. Yo uso una combinación de herramientas. Remember the Milk mantiene mi lista de tareas —y con la versión Pro las tienes desde tu iPhone—. Tengo un calendario para mi planificación mensual. Y etiqueto mis emails con información importante hasta que he administrado la misma.

Antes solía usar Post-It amarillos a modo de lista de tareas, siempre los ponía en el escritorio delante del teclado, y una agenda Moleskine tamaño bolsillo negra. Funcionaba bien, sólo que al final preferí una lista de tareas que pudiera acceder desde cualquier parte.

Son miles las herramientas de gestión del tiempo. Experimenta con unas pocas y busca las que se adaptan a la forma en la que trabajas. No existe una solución que sirva para todos ahí fuera, pero existe al menos una que funciona para cada uno.

Ponte metas

Ponerse metas es una de las cosas más importantes que uno puede hacer para gestionar su tiempo. Si no tienes metas, ¿cómo sabes qué es importante? ¿Qué merece tu tiempo y tu atención? Respuesta corta: No lo sabes.

No hace falta que sean metas formales. No hace falta que sean a largo plazo —aunque ayuda que lo sean—. Lo que hace falta es que enfoquen tu atención hacia el trabajo importante.

Una meta podría ser tener todo mi trabajo terminado el jueves para poder tomarme el viernes libre, o usarlo para un proyecto personal. Lo que se consigue con esa meta es centrarme en trabajar más eficientemente de firma que termine el trabajo en el 80% del tiempo. Ese 20% de rebaja no suele ser una gran apuesta. Simplemente apagando TweetDeck mientras trabajo, o configurándolo para tomar actualizaciones sólo cada 30 o 60 minutos es una ayuda enorme. O trabajar durante el almuerzo. O levantarse media hora antes o acostarse media hora más tarde.

Las metas tienen que ser específicas. Pueden ser recurrentes tipo «quiero tomarme todos los viernes libres» o de un sólo uso tipo «quiero que mi nuevo sitio 
web esté terminado el martes» o una combinación de los dos. Puedes escribirlos y ponerlos a la vista de forma que siempre estén presentes. Pero ten siempre una meta. Aunque sea tan simple como «termina este artículo antes de comer».

Ponte fechas tope

Son una especie de objetivo predefinido en un proyecto. Si estableces que algo debe estar hecho el próximo lunes, es probable que estructures tu trabajo de forma que esté hecho el lunes. Si no te ocurre esto, necesitas este artículo más que nadie.

Si tus fechas tope no son impuestas por un cliente o un jefe, tendrás que imponértelas tú mismo. Piensa sobre ello cuando quieras acabar algo o quieras avanzar al siguiente proyecto. Pon esa fecha en tu calendario y añádela a tu lista de tareas como fecha límite del presente proyecto. Mejor, cuéntale a alguien que esa es tu fecha límite. Yo las pongo en Twitter y en Facebook para que mis amigos me den el coñazo si se me olvidan. La presión de tus colegas es una forma genial de obligarte a trabajar más duro.

Planea de antemano

Tienes que hacerte un gran dibujo. Mensual, bimensual, anual, depende de tu industria y del tipo de proyectos en los que trabajas. Como he mencionado, tengo un calendario físico con mis proyectos mensuales y mis fechas límite. También marco citas, fechas importantes, y cualquier información que pueda interferir en mis fechas tope o en mi ritmo de trabajo normal. La mayor parte de mis fechas tope van a ritmo semanal o a mitad de semana de forma que un calendario mensual funciona genial para mí. Si usas fecha tope más largas o más cortas tendrás que ajustar la cantidad de tiempo hacia el que necesitas echar tu vistazo para ver a cuánto trabajo te has comprometido contigo mismo en un plazo determinado.

Establece prioridades

Tienes que priorizar el trabajo que haces. Generalmente el trabajo que ha de estar listo antes es el que debe completarse primero. Luego primero está el trabajo para las próximas dos semanas, y luego todo lo demás.

No olvides incluir las prioridades familiares. El primer partido de fútbol de tu hijo es importante, así que llévalo arriba del todo en tu lista. Las visitas al médico, actuaciones de tus hijos, reuniones en el colegio, citas nocturnas, fiestas, todas son tareas a ser tenidas en cuenta cuando planeas tu calendario. Decide qué cosas hay que hacer esté terminado tu trabajo o no —pero aquí no pongas muchas—, qué cosas puedes hacer si has llegado a cierto progreso en tu trabajo —presta especial atención a lo que debe estar completado— y qué cosas no importa hacer o no si tu trabajo no está terminado.

Idea un sistema para marcar prioridades. Por ejemplo, lápices de distintos colores, o estrellas junto a las cosas más importantes, o incluso listas separadas según prioridad. Simplemente asegúrate de que lo que eliges hacer concuerda con tu estilo de vida.

Delega

No hay nada de malo en buscar ayuda ahí fuera de vez en cuando. Puede significar delegar la responsabilidad en un proyecto en algún compañero, o incluso en un asistente. Puede implicar el 
outsourcing de determinados aspectos de un proyecto —investigación, implementación, etc.— de forma que puedas enfocarte en las partes importantes.

No necesariamente tienes que delegar partes de tu trabajo para ser más efectivo. ¿Qué tal si contratas una asistenta para limpiar la casa una vez a la semana? ¿O que tu sobrino te lave el coche en vez de perder toda la mañana del sábado haciéndolo tú mismo? Delegar puede liberar el tiempo que necesitas para hacer lo que es realmente importante para ti. Aunque sea pasar más tiempo con tu hijo o jugar un par de hoyos más al golf.

Optimiza tus procesos

Siempre hay cosas que hay que hacer a diario o semanalmente en tu trabajo que puedes hacer más eficientemente. Revisar las cuentas. Archivar. O esas tareas repetitivas que se incluyen en cada proyecto.

Son cosas que puedes optimizar y realizar de forma más efectiva. Mira cómo las haces ahora y piensa si hay pasos que podrías combinar o simplemente eliminar. Si eres diseñador 
web, puedes crear una serie de plantillas para desarrollar nuevos sitios. O un programa que procese automáticamente las facturas para llevar tus cuentas. Muchas otras cosas pueden hacerse de forma más eficiente, si sólo te tomas el tiempo para identificarlas.

Aprende a decir No

Uno de los sumideros de tiempo para tu trabajo más habituales es simplemente asumir demasiado trabajo. Tienes que aprender a decir «no». Si asumes maś trabajo del que puedes soportar, no sólo dejarás de cumplir tus fechas tope, sino que la calidad de tu trabajo, pero también la de tus relaciones, personales y laborales, se resentirá.

Antes de asumir un nuevo trabajo, mira tu calendario. ¿Tienes tiempo para otro proyecto? Si no, simplemente explícale a tu cliente de que ya son demasiados tus proyectos como para dedicarle al suyo el tiempo necesario. Te lo agradecerán. Y si no puedes eludir nuevo trabajo, dale al menos unas fechas límite realistas en las que puedas completarlo. No digas que lo tendrás para la semana que viene si ya tienes compromisos que ocupan todo tu tiempo hasta entonces.

Lo mismo se aplica a las obligaciones personales. Nadie te obliga a ir a la reunión anual de vecinos. No hace falta que te apuntes a la liga local de fútbol. Porque hayas hecho algo durante diez años no quiere decir que estés obligado a hacerlo los próximos diez años. Aprende a decirle «no» a tus amigos, tu familia, tus vecinos, a todo el mundo, para que tengas tiempo para poder decirle «sí» a lo realmente importante.

Aprende cuándo trabajas mejor

De lo mejor de ser autónomo es poder ponerse su propio horario. Date cuenta de en qué momentos eres más productivo. En mi caso, entre las nueve de la mañana y entre las dos y las tres. Y luego de nuevo entre las seis o las siete de la tarde hasta las once o las doce. No me obligo a trabajar en esas horas en las que no funciono —generalmente entre las dos y las siete de la tarde—. Me aseguro de ponerme a trabajar pronto por la mañana y bien entrada la tarde de forma que pueda hacer más mientras soy más productivo.

Ponte un horario regular

Relacionado con el punto anterior. Debes tener un horario regular e intentar cumplirlo cada día. Si trabajas mejor entre las cuatro de la mañana y el mediodía, entonces trabaja en esas horas siempre. Eso significa dejar de trabajar a mediodía y ponerse a hacer otra cosa. Lo mismo los fines de semana. Si es posible, tómate al menos dos días de descanso a la semana. Si quieres, que no sean el sábado y el domingo. Por qué no el miércoles y el jueves o el lunes y el martes. Lo que funcione para ti. Asegúrate de tener un tiempo de descanso establecido en el que no vas a trabajar, o acabarás completamente quemado.

No pierdas el tiempo

Mira de qué forma pierdes el tiempo todos los días. ¿Compruebas constantemente Facebook o Twitter? ¿Cuántas veces al día te levantas a por un vaso de agua? ¿La sexta vez que sacas al perro esta tarde? Sea lo que sea, plantéate una forma de minimizar su capacidad de interrumpirte. Saca al perro a un largo y generoso paseo pero sólo una vez después de comer. Facebook o Twitter sólo cada hora o cada dos horas, y el resto del tiempo cerradas. Hazte con una botella de agua rellenable para que sólo tengas que ir a la cocina un par de veces al día. Identifica lo que te hace perder el tiempo y elimínalo.

Evita la multitarea

Funciona en algunos casos. Pero cuando se trata de conseguir una cantidad de trabajo sustancial hecha, la multitarea generalmente hace más daño que bien. Trabaja en un solo proyecto a cada momento. No quiero decir sólo en un proyecto hasta que lo hayas terminado, me refiero a cambiar entre tres proyectos cada dos minutos. Establece un mínimo de trabajo por proyecto, ya sean quince, veinte minutos o incluso una hora. Y trabaja sólo en ese proyecto durante ese tiempo.

Lo que también se aplica a intentar trabajar mientras compruebas tu 
email, jugar al solitario, hablar por teléfono, y cualquier otra distracción que te impide dedicar tu atención completa a la tarea en curso.

Tómate frecuentes descansos

Quemarse es lo contrario de ser productivo. Cuando te quemas, ya eres incapaz de enfocarte o de completar tu trabajo tan rápidamente como deberías, o simplemente hacer trabajo alguno. Tomarse frecuentes descansos lo evita. Por ejemplo dar un paseo a mediodía, tomarse un descanso para ver las noticias después de comer, ir de compras a media mañana y no por la tarde. O tomarse una semana libre un par de veces al año. Se llama vacaciones.

Estos pequeños recesos nos refrescan y nos mantienen deseosos de trabajar. Sin ellos hay cansancio y falta de concentración. Yo generalmente salgo de casa un par de horas después del mediodía. Visito a algún familiar, hago compras, paseo con el coche, o en verano nado un poco. También me tomo descansos de cinco o diez minutos a lo largo del día para descansar mis ojos —permanecer frente a una pantalla de ordenador todo el día es terrible para la vista—. Y me tomo fines de semana largos, de 3 o incluso 4 días, de forma regular para recargar las pilas.

Mantenimiento

Es increiblemente importante para cualquier sistema de gestión del tiempo. Pero no se trata sólo de mantenimiento de dicho sistema. Se aplica a todos los capítulos de tu vida que necesitas en buen funcionamiento para conseguir completar tu trabajo.

Esto quiere decir mantenimiento de tu ordenador —copias de respaldo de tus ficheros, vaciar la papelera, limpiar la bandeja de entrada—, mantenimiento básico de tu espacio de trabajo —limpiar el polvo, pasar el aspirador— y del resto de tu casa —limpiar los platos, hacer la colada, reparaciones, etc.—

Y no olvides el mantenimiento de ti mismo. Come bien y haz ejercicio. Verás de qué manera mejora tu productividad.

Puedes preguntarte qué tiene que ver todo esto con encontrar tiempo para hacer cosas. El truco es éste: Si no mantienes todo aquello que lo necesita, eventualmente fallará algo. Algo tan sencillo como tener que hacer la colada un día de trabajo porque simplemente no te queda ropa limpia. O algo peor, heridas o enfermedades. Cuando llegan los desastres inesperados, la productividad se va al carajo. Perderás más tiempo persiguiendo cosas del que perderías si le hubieses dedicado tiempo al mantenimiento. Y si lo incluyes en tu calendario regular, no te llevará demasiado tiempo en realidad.


Visto en Smashing Magazine. Foto de Lanpernas 2.0.

Leer más...

[*LA ESTRATEGIA ..] Ve un Paso por Delante

[http://www.optimainfinito.com/2009/09/el-consejo-de-los-viernes-ve-un-paso-por-delante.html]

Ve un Paso por Delante

cut to the chase El Consejo de los Viernes: Ve un Paso por Delante
Una práctica habitual en muchas empresas multinacionales es contar con Planes de Sucesión, los cuales permiten tener ya decidido quién reemplazará a quién cuando se produzca una vacante en alguna posición clave para la organización.
Una de las razones por las que se hace esto es para disponer de un plan de contingencia ante la marcha inesperada de una persona en una posición crítica. Este tipo de prácticas permite que se pueda identificar proactivamente y desarrollar de forma acelerada a los potenciales sucesores para que estén preparados cuando llegue el momento.
La mayoría de las organizaciones no pueden permitirse dejar que el talento existente se vaya desarrollando lentamente de forma espontánea y natural, ya que ello no garantiza que dicho talento esté preparado para asumir mayores responsabilidades cuando sea necesario. Por eso tienen que adoptar una actitud proactiva a la hora de identificarlo y desarrollarlo.
La forma de acelerar el proceso de desarrollo es haciendo que este talento se tenga que enfrentar a una gran cantidad de desafíos variados en un plazo relativamente breve de tiempo.
Esto se consigue haciendo que los profesionales seleccionados ocupen posiciones de muy diversa naturaleza durante unos cuantos meses, típicamente entre seis y doce. El ritmo de cambio constante les obliga a tener que recrear sus redes de contactos muy rápidamente, aumenta su visibilidad en la organización y les aporta experiencia en las distintas áreas de la empresa.
Tú puedes hacer lo mismo de cara a tu carrera profesional.
Resérvate un par de horas para crear tu propio Plan de Sucesión en el que hayas identificado la posición objetivo a la que te gustaría llegar, por ejemplo, en los próximos cinco años.
Toma una hoja de papel y divídela en cuatro columnas:
  • En la primera columna escribe las posiciones intermedias por las que crees que deberías pasar antes de estar preparado para tu posición objetivo
  • En la segunda columna debes anotar las habilidades y conocimientos que crees que se requieren para desempeñar con éxito esa posición objetivo y que aún necesitas adquirir
  • En la tercera columna anota por qué tipo de experiencias te sería útil pasar durante los próximo años de modo que sepas afrontarlas cuando estés en tu posición objetivo
  • En la cuarta columna escribe las relaciones que debes desarrollar de modo que alcances la máxima efectividad tanto en las posiciones intermedias como en tu posición objetivo
Una vez hayas terminado, revisa el resultado y pregúntate si es algo con lo que estás realmente dispuesto a comprometerte, si te compensa el esfuerzo que vas a tener que realizar y si es algo que consideras alcanzable.
Si tu respuesta a las preguntas anteriores es positiva, lo siguiente que hay que hacer es identificar el próximo paso a tomar de cara a la ejecución de tu plan.
Coméntalo con tu supervisor e intenta que se te asignen responsabilidades más amplias. El objetivo de estas responsabilidades ampliadas es que te obliguen a salir de tu zona de confort y te den más visibilidad en la organización. Esfuérzate por conocer a gente de la que puedas aprender y que esté relacionada con las posiciones a las que aspiras. Intenta que alguna de ellas sea tu mentor, si es posible.
Si ves que lo anterior no es realista, revisa tu plan e intenta modificarlo para que se convierta en algo que realmente puedas conseguir.
Saber dónde quieres ir, y qué es lo que te va a ayudar a llegar allí, aumentará enormemente tus probabilidades de tener éxito, a la vez que reducirá de forma significativa el tiempo necesario para ello.
Por eso es muy importante que intentes ir siempre un paso por delante.

Read more: http://www.optimainfinito.com/2009/09/el-consejo-de-los-viernes-ve-un-paso-por-delante.html#ixzz0RLrNPIVJ
Under Creative Commons License: Attribution Non-Commercial Share Alike


--
Publicado por VRedondoF para *LA ESTRATEGIA .. el 9/21/2009 10:43:00 AM
Leer más...

[EL PERSONAL] La culpa de los despidos no la tienen los empresarios


La culpa de los despidos no la tienen los empresarios

La mayoría de los españoles que trabajan por cuenta ajena, tienen la idea preconcebida de que un empresario es un señor (o señora) que: es dueño de una gran empresa, que conduce un BMW, que vive en la zona buena de la ciudad, que tiene mucho dinero en el banco y que no tiene escrúpulos cuando debe tomar la decisión de recortar la plantilla, y que incluso disfruta haciéndolo.
Pero la verdad es, que la mayoría de los empresarios de este país, son dueños de una microempresa y de un coche "normalito… por lo general viven "donde pueden", le deben grandes cantidades de dinero al banco, y siempre se lamentan cuando deben despedir a alguno de sus trabajadores.
Lo que sucede, es que es muy fácil buscar culpables y hacer el papel de jueces y verdugos cuando las cosas van mal, aunque de antemano se sepa que las responsabilidades van compartidas. Así que considero que es justo decir las cosas como son. Sobre todo, cuando es evidente que hay más trabajadores por cuenta ajena, que empresarios, levantando la voz.



Es así como en este país paternalista y cómodo, en el que no dudo de que haya mucha gente 
trabajadora; también hay mucho empleado vago; que sólo espera la primera oportunidad de ausentarse de la empresa por los motivos que sean, para luego despotricar de su patrono por cualquier causa.
Y no les quiero ni contar sobre el actual número de personas apuntadas en el paro en estado de: "vacaciones eternas", que sólo se despertaron y salieron de su "paraíso de vagancia" cuando se anunció una escueta continuación de este "maléfico beneficio" (¿oxímoron?) por parte del gobierno.
Volviendo al ausentismo y para que tengan una idea de su magnitud. El año pasado nos costó 12.000 millones de euros a todos los contribuyentes (¡si tú también!) y a los empresarios, pues prácticamente lo pagan a medias entre ellos y el estado.
Vergonzosa cifra que sigue siendo la mejor prueba de la actitud del empleado medio. En donde la "cara dura" es la única consigna frente a la obligación de trabajar.
Ustedes disculpen, pero creo que por el hecho de haber trabajado en otras latitudes (en donde no pasan estas cosas), aún me sigue sorprendiendo tanto ausentismo y vagabundería a mi alrededor, sobre todo cuando está legalizada.
"Para muestra un botón"… Sólo aquí (en España) he escuchado la frase: "baja por depresión" (¿?). Una excusa impensable, por ejemplo en EE.UU., en donde hay tanto trabajo que no hay tiempo ni para deprimirse… o en Latinoamérica, en donde dicha frase simplemente no existe… incluso hay empresas en donde daría "risa" que un empleado la mencionase, considerando los altos niveles de desempleo que sufren. Allí, prácticamente nadie se enferma o al menos no faltan a la empresa por motivos de enfermedad (¿curioso no?).
Al parecer, en esos otros países menos complacientes con los empleados vagos, el miedo a perder el trabajo es el mejor remedio a cualquier enfermedad [ironía].
No obstante, los empresarios siguen apareciendo ante el resto de la sociedad, como "los malos" en este país de "llorones" (con el perdón de los que no lo son), cuando la mayoría de los que viven quejándose y señalando, no tienen ni la suficiente voluntad ni la valentía para montar una empresa. Y lo máximo que han emprendido ha sido el organizar las pasadas vacaciones.
Por eso, cuando escucho (o leo) a alguien que no tiene ni idea de lo que es ser empresarioestigmatizándolos o tildándolos de forma generalizada de prepotentes y/o poderosos. No puedo más que pensar en una sola palabra: "ignorante".
Reflexión a la verdad: El empresario español, es simplemente un intermediario constantemente vilipendiado por los sindicatos y perseguido por Hacienda; que con una cifra de negocio relativamente baja, debe aceptar condiciones "basura" de los bancos mientras hace "malabares" con el patrimonio económico y financiero de la empresa. Todo esto, con el fin de producir algún beneficio, mientras lucha por seguir manteniendo en plantilla a muchos de los empleados con las características que describo más arriba.
El que tenga otra versión que la diga, pero luego de haber probado lo que realmente significa emprender… pues es muy cómodo y fácil hablar sin saber… Por cierto, yo no soy, ni he sido (ni quiero ser) empresario.


--
Publicado por VRedondoF para EL PERSONAL el 9/15/2009 11:51:00 AM
Leer más...

[EL PERSONAL] La importancia de la motivación


La importancia de la motivaciónEl motor humano se llama motivación

El equilibrio entre aspiración y realidad es crucial para que la persona no arrastre frustraciones y decepciones
La motivación está muy ligada a los instintos básicos que garantizan la supervivencia. De forma más o menos directa, todo lo que mueve a una persona tiene algo que ver con garantizar los recursos para su alimentación, procreación e integridad. Sin embargo, el objeto de los deseos trasciende las necesidades físicas, la parte más animal del ser humano. A mediados del siglo XX, Abraham Maslow elaboró su teoría sobre la motivación humana que plasmó en una figura, la Pirámide de Maslow. En ella jerarquizó las fuentes de motivación de las personas: situó como prioridad principal satisfacer las necesidades básicas del organismo, que una vez cubiertas darían lugar a la motivación por la protección y seguridad y, con posterioridad, a la necesidad del amor y la pertenencia a un grupo. Luego se hallaría el interés por la valoración social y, en último lugar, quedaría la motivación por sentirse plenamente autorrealizado. Estas motivaciones básicas podrían explicar la mayor parte de las conductas diarias de una persona que, en una sociedad en la que no faltan los recursos básicos, se centran sobre todo en la seguridad que pueden aportar unos ingresos estables, conservar y fomentar las relaciones sociales para cubrir las necesidades de afecto, pertenencia a un grupo o familia y, para acabar, la motivación por sentirse valorado por los demás y sentirse conforme con todo ello.

Ataque o huida

A esta clasificación se añade un instinto básico que puede determinar la forma de comportarse cuando se trata de afrontar los problemas, que es la motivación para el ataque o la huida. Todos los seres vivos y, por tanto, también las personas, cuando se sienten amenazados por una situación problemática emprenden dos tipos de conducta: enfrentarse al peligro o escapar para evitar cualquier daño. En la vida cotidiana, esta dicotomía se muestra de una manera mucho más sutil, ya que las amenazas no son tan evidentes y se asocian con los problemas que generan estrés. Para cada problema, la persona decide cuál es la opción que más le conviene para disminuir su ansiedad: o bien hacerle frente o evitarlo. Aquellas que se decantan por la evitación son más propensas a sufrir ansiedad o depresión porque el origen de su motivación es el miedo, por lo que tienden a huir de los problemas y acaban acumulando demasiados conflictos sin resolver.

¿Conseguir el éxito o evitar el fracaso?

También se definen dos perfiles de personas en función de cómo orientan sus motivaciones. O bien se mueven por conseguir el éxito o bien concentran toda su energía para evitar el fracaso. En ambos casos pueden ser individuos que cosechen grandes éxitos en la vida, pero, de la misma forma que la clasificación anterior, los que intentan evitar el fracaso o error caen con más facilidad en el estrés, ya que el miedo se convierte en uno de los protagonistas en su vida. Por el contrario, las personas motivadas por el acierto y con ganas de alcanzar el éxito destilan menos preocupación y más optimismo. Abundan los síntomas psicológicos que se vinculan con la desmotivación. La depresión es uno de los principales. Es muy importante que la persona busque ayuda para recuperar una percepción realista de su situación. Por lo general, la depresión está relacionada con expectativas poco alcanzables que, en lugar de motivar a la persona para conseguirlas, agudizan el estrés y la decepción por no alcanzarlas. Otra de las causas habituales de pérdida de interés se halla en el establecimiento de objetivos por debajo de las capacidades. Cuando alguien se acomoda en exceso o, simplemente, se le proponen objetivos poco alentadores, la motivación puede empezar a escasear pronto.

Motivación intrínseca y extrínseca

La motivación intrínseca se evidencia cuando el individuo realiza una actividad por el simple placer de hacerla, el deseo por conseguir lo que uno se propone y se encuentra así una fuente de energía para alcanzar el propósito planteado. Tiene que ver con objetivos personales, como la autosuperación o la sensación de placer. La motivación extrínseca depende de elementos externos a la persona, se asocia a lo que se recibe a cambio de una actividad y no a la actividad en sí, como, por ejemplo, lo que se consigue siguiendo las normas impuestas por una familia, las obligaciones del trabajo (dinero, moda), de pertenencia a un grupo, etc.
También la personalidad incide en la motivación. Hay personas que buscan a menudo el afecto, atención y cariño de los demás, por lo que sus motivaciones principales se encontrarán en las relaciones sociales. Otro perfil es el relacionado con la admiración, que aparece en aquellas personas que disfrutan sintiendo reconocimiento. Otras se mueven por la exigencia en sí mismos y por controlar hasta el más mínimo detalle, por tanto su motivación es el perfeccionismo. En todos ellos, si no se obtiene la satisfacción deseada, se abre la puerta a la tristeza y la frustración.

Cuando la motivación falla

Los recursos para afrontar la falta de motivación son varios, pero dos de los principales están relacionados con el adecuado establecimiento de objetivos y con la tolerancia de la decepción causada por no alcanzar alguno de ellos.
Para evitar que aparezca el estrés vinculado a las metas demasiado ambiciosas, conviene realizar un ejercicio de realismo y evaluar si lo que se está intentando conseguir es alcanzable. Si se concluye que los objetivos planteados son excesivos habrá que abandonarlos o postergarlos para conseguirlos más adelante y centrar las energías en aquello que es alcanzable en poco tiempo. Se cimenta así la motivación, que se alimenta de sí misma para multiplicarse y prepararse para nuevos propósitos. Si el objetivo que se persigue no se logra, hay que plantearse volverlo a intentar o sustituirlo por otro más asequible. Pero las lamentaciones con sensación de victimismo no ayudarán a recuperar la motivación. Al contrario, alimentarán la desesperación.
También es importante que las motivaciones principales sean intrínsecas y que los motivos que nos mueven sean personales; si no, se corre el riesgo de que lo impuesto desde fuera entre en conflicto con los intereses individuales y pueda decaer el estado de ánimo por no atender a las necesidades individuales. En conclusión, es aconsejable elaborar un pequeño listado con motivaciones principales para convertirlas en metas más pequeñas a corto plazo y dejar que aparezca la sensación de que esos objetivos son posibles y alcanzables para empezar a actuar. Debemos ser conscientes de que no todo saldrá a la perfección, con lo que se prevendrá la decepción ante posibles obstáculos.


--
Publicado por VRedondoF para EL PERSONAL el 9/14/2009 07:49:00 AM
Leer más...