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Encuentra tiempo para todo
Cameron Chapman
La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes que debe aprender un emprendedor. Con un buen sistema de gestión del tiempo es más sencillo encontrar el necesario para hacer las cosas importantes para ti, ya sea en tu vida personal o profesional.
Una gestión del tiempo con éxito es un desafío, especialmente para los nuevos en el mundo freelance o trabajadores autónomos. Cuando hay un jefe diciendo qué hacer y cuándo hacerlo, es mucho más fácil priorizar y saber qué hay que hacer y cuándo. Pero cuando no sólo te enfrentas a las necesidades de tu cliente sino al hoy por hoy de llevar un negocio, además de intentar tener una vida aparte del trabajo, la gestión del tiempo se complica.
Debajo, dieciseis trucos para ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y encontrar el momento para participar en lo que es importante para ti. Se incluyen recursos adicionales para mejorar tu gestión del tiempo.
Organízate
Perder el tiempo de tu trabajo buscando cosas que deberían estar a mano, ya sea en tu ordenador o en tu escritorio físico, es una de las más significativas pérdidas que hay. Es algo que varía mucho según la industria o según las preferencias personales, pero descaradamente necesitas habitar en un sistema donde colocar la información, los ficheros y los datos que necesitas cada día. Esto incluye carpetas y etiquetas en tu ordenador, en tus archivos físicos, pilas de papeles y bandejas de entrada en tu espacio de trabajo.
Experimenta con distintos sistemas de organización hasta que encuentres el que funciona para ti. Yo mismo tengo una carpeta llamada «trabajo» en mi escritorio, y dentro de ella tengo una carpeta para cada cliente habitual. Para cada proyecto creo una carpeta para ese cliente mientras trabajo para el mismo, y éstas son movidas a la carpeta «completo» una vez el proyecto es finalizado. También muevo sus datos a mi disco duro portátil apartándolo del disco duro principal de mi portátil. Apenas uso papeles, así que un par de pilas en mi escritorio me sirven.
Separa el espacio de trabajo del espacio para todo-lo-demás
Necesitas un espacio de trabajo dedicado. Si trabajas en una oficina probablemente ya lo tendrás. Pero si vas a trabajar en casa necesitarás algo más de trabajo. Debajo unos cuantos trucos para crear tu espacio de trabajo si no tienes sitio para una oficina como tal.
- Hazte con un escritorio. No trabajes sobre la mesa de los cafés o donde cenas. Es ineficiente y te encontrarás constantemente guardando y sacando cosas de los cajones. Es mejor tener un sitio donde todo tu material de trabajo está permanentemente a mano.
- Cuando estés en tu espacio de trabajo, sitúate en «modo trabajo». Viste «ropa de trabajo» cuando estés trabajando. Si es necesario, ponte los zapatos cuando vas a trabajar —es lo que yo hago casi siempre—.
- Roba espacio sin uso. ¿Hay un cuarto desocupado, la esquina de un cuarto, un simple armario sin usar en casa? ¿Cabe un escritorio? Si es así, ya has encontrado tu oficina. Si el espacio es parte de un recinto más grande considera la posibilidad de adquirir un bastidor para ocultar tu material de trabajo cuando no está siendo usado. Si es un closet o un espacio diminuto, hay escritorios a medida que cumplen la tarea —de otra forma desperdiciarás espacio, con un escritorio mucho más pequeño que el espacio total—. Localiza cualquier espacio sin uso en casa y alójalo como espacio dedicado al trabajo.
Utiliza las herramientas de gestión del tiempo
Hay cientos de herramientas ahí fuera para organizar y gestionar tu tiempo. Ya sea si optas por un libro de citas físico, o un calendario, o una aplicación online, saca ventaja de las aplicaciones que ya existen. Yo uso una combinación de herramientas. Remember the Milk mantiene mi lista de tareas —y con la versión Pro las tienes desde tu iPhone—. Tengo un calendario para mi planificación mensual. Y etiqueto mis emails con información importante hasta que he administrado la misma.
Antes solía usar Post-It amarillos a modo de lista de tareas, siempre los ponía en el escritorio delante del teclado, y una agenda Moleskine tamaño bolsillo negra. Funcionaba bien, sólo que al final preferí una lista de tareas que pudiera acceder desde cualquier parte.
Son miles las herramientas de gestión del tiempo. Experimenta con unas pocas y busca las que se adaptan a la forma en la que trabajas. No existe una solución que sirva para todos ahí fuera, pero existe al menos una que funciona para cada uno.
Ponte metas
Ponerse metas es una de las cosas más importantes que uno puede hacer para gestionar su tiempo. Si no tienes metas, ¿cómo sabes qué es importante? ¿Qué merece tu tiempo y tu atención? Respuesta corta: No lo sabes.
No hace falta que sean metas formales. No hace falta que sean a largo plazo —aunque ayuda que lo sean—. Lo que hace falta es que enfoquen tu atención hacia el trabajo importante.
Una meta podría ser tener todo mi trabajo terminado el jueves para poder tomarme el viernes libre, o usarlo para un proyecto personal. Lo que se consigue con esa meta es centrarme en trabajar más eficientemente de firma que termine el trabajo en el 80% del tiempo. Ese 20% de rebaja no suele ser una gran apuesta. Simplemente apagando TweetDeck mientras trabajo, o configurándolo para tomar actualizaciones sólo cada 30 o 60 minutos es una ayuda enorme. O trabajar durante el almuerzo. O levantarse media hora antes o acostarse media hora más tarde.
Las metas tienen que ser específicas. Pueden ser recurrentes tipo «quiero tomarme todos los viernes libres» o de un sólo uso tipo «quiero que mi nuevo sitio web esté terminado el martes» o una combinación de los dos. Puedes escribirlos y ponerlos a la vista de forma que siempre estén presentes. Pero ten siempre una meta. Aunque sea tan simple como «termina este artículo antes de comer».
Ponte fechas tope
Son una especie de objetivo predefinido en un proyecto. Si estableces que algo debe estar hecho el próximo lunes, es probable que estructures tu trabajo de forma que esté hecho el lunes. Si no te ocurre esto, necesitas este artículo más que nadie.
Si tus fechas tope no son impuestas por un cliente o un jefe, tendrás que imponértelas tú mismo. Piensa sobre ello cuando quieras acabar algo o quieras avanzar al siguiente proyecto. Pon esa fecha en tu calendario y añádela a tu lista de tareas como fecha límite del presente proyecto. Mejor, cuéntale a alguien que esa es tu fecha límite. Yo las pongo en Twitter y en Facebook para que mis amigos me den el coñazo si se me olvidan. La presión de tus colegas es una forma genial de obligarte a trabajar más duro.
Planea de antemano
Tienes que hacerte un gran dibujo. Mensual, bimensual, anual, depende de tu industria y del tipo de proyectos en los que trabajas. Como he mencionado, tengo un calendario físico con mis proyectos mensuales y mis fechas límite. También marco citas, fechas importantes, y cualquier información que pueda interferir en mis fechas tope o en mi ritmo de trabajo normal. La mayor parte de mis fechas tope van a ritmo semanal o a mitad de semana de forma que un calendario mensual funciona genial para mí. Si usas fecha tope más largas o más cortas tendrás que ajustar la cantidad de tiempo hacia el que necesitas echar tu vistazo para ver a cuánto trabajo te has comprometido contigo mismo en un plazo determinado.
Establece prioridades
Tienes que priorizar el trabajo que haces. Generalmente el trabajo que ha de estar listo antes es el que debe completarse primero. Luego primero está el trabajo para las próximas dos semanas, y luego todo lo demás.
No olvides incluir las prioridades familiares. El primer partido de fútbol de tu hijo es importante, así que llévalo arriba del todo en tu lista. Las visitas al médico, actuaciones de tus hijos, reuniones en el colegio, citas nocturnas, fiestas, todas son tareas a ser tenidas en cuenta cuando planeas tu calendario. Decide qué cosas hay que hacer esté terminado tu trabajo o no —pero aquí no pongas muchas—, qué cosas puedes hacer si has llegado a cierto progreso en tu trabajo —presta especial atención a lo que debe estar completado— y qué cosas no importa hacer o no si tu trabajo no está terminado.
Idea un sistema para marcar prioridades. Por ejemplo, lápices de distintos colores, o estrellas junto a las cosas más importantes, o incluso listas separadas según prioridad. Simplemente asegúrate de que lo que eliges hacer concuerda con tu estilo de vida.
Delega
No hay nada de malo en buscar ayuda ahí fuera de vez en cuando. Puede significar delegar la responsabilidad en un proyecto en algún compañero, o incluso en un asistente. Puede implicar el outsourcing de determinados aspectos de un proyecto —investigación, implementación, etc.— de forma que puedas enfocarte en las partes importantes.
No necesariamente tienes que delegar partes de tu trabajo para ser más efectivo. ¿Qué tal si contratas una asistenta para limpiar la casa una vez a la semana? ¿O que tu sobrino te lave el coche en vez de perder toda la mañana del sábado haciéndolo tú mismo? Delegar puede liberar el tiempo que necesitas para hacer lo que es realmente importante para ti. Aunque sea pasar más tiempo con tu hijo o jugar un par de hoyos más al golf.
Optimiza tus procesos
Siempre hay cosas que hay que hacer a diario o semanalmente en tu trabajo que puedes hacer más eficientemente. Revisar las cuentas. Archivar. O esas tareas repetitivas que se incluyen en cada proyecto.
Son cosas que puedes optimizar y realizar de forma más efectiva. Mira cómo las haces ahora y piensa si hay pasos que podrías combinar o simplemente eliminar. Si eres diseñador web, puedes crear una serie de plantillas para desarrollar nuevos sitios. O un programa que procese automáticamente las facturas para llevar tus cuentas. Muchas otras cosas pueden hacerse de forma más eficiente, si sólo te tomas el tiempo para identificarlas.
Aprende a decir No
Uno de los sumideros de tiempo para tu trabajo más habituales es simplemente asumir demasiado trabajo. Tienes que aprender a decir «no». Si asumes maś trabajo del que puedes soportar, no sólo dejarás de cumplir tus fechas tope, sino que la calidad de tu trabajo, pero también la de tus relaciones, personales y laborales, se resentirá.
Antes de asumir un nuevo trabajo, mira tu calendario. ¿Tienes tiempo para otro proyecto? Si no, simplemente explícale a tu cliente de que ya son demasiados tus proyectos como para dedicarle al suyo el tiempo necesario. Te lo agradecerán. Y si no puedes eludir nuevo trabajo, dale al menos unas fechas límite realistas en las que puedas completarlo. No digas que lo tendrás para la semana que viene si ya tienes compromisos que ocupan todo tu tiempo hasta entonces.
Lo mismo se aplica a las obligaciones personales. Nadie te obliga a ir a la reunión anual de vecinos. No hace falta que te apuntes a la liga local de fútbol. Porque hayas hecho algo durante diez años no quiere decir que estés obligado a hacerlo los próximos diez años. Aprende a decirle «no» a tus amigos, tu familia, tus vecinos, a todo el mundo, para que tengas tiempo para poder decirle «sí» a lo realmente importante.
Aprende cuándo trabajas mejor
De lo mejor de ser autónomo es poder ponerse su propio horario. Date cuenta de en qué momentos eres más productivo. En mi caso, entre las nueve de la mañana y entre las dos y las tres. Y luego de nuevo entre las seis o las siete de la tarde hasta las once o las doce. No me obligo a trabajar en esas horas en las que no funciono —generalmente entre las dos y las siete de la tarde—. Me aseguro de ponerme a trabajar pronto por la mañana y bien entrada la tarde de forma que pueda hacer más mientras soy más productivo.
Ponte un horario regular
Relacionado con el punto anterior. Debes tener un horario regular e intentar cumplirlo cada día. Si trabajas mejor entre las cuatro de la mañana y el mediodía, entonces trabaja en esas horas siempre. Eso significa dejar de trabajar a mediodía y ponerse a hacer otra cosa. Lo mismo los fines de semana. Si es posible, tómate al menos dos días de descanso a la semana. Si quieres, que no sean el sábado y el domingo. Por qué no el miércoles y el jueves o el lunes y el martes. Lo que funcione para ti. Asegúrate de tener un tiempo de descanso establecido en el que no vas a trabajar, o acabarás completamente quemado.
No pierdas el tiempo
Mira de qué forma pierdes el tiempo todos los días. ¿Compruebas constantemente Facebook o Twitter? ¿Cuántas veces al día te levantas a por un vaso de agua? ¿La sexta vez que sacas al perro esta tarde? Sea lo que sea, plantéate una forma de minimizar su capacidad de interrumpirte. Saca al perro a un largo y generoso paseo pero sólo una vez después de comer. Facebook o Twitter sólo cada hora o cada dos horas, y el resto del tiempo cerradas. Hazte con una botella de agua rellenable para que sólo tengas que ir a la cocina un par de veces al día. Identifica lo que te hace perder el tiempo y elimínalo.
Evita la multitarea
Funciona en algunos casos. Pero cuando se trata de conseguir una cantidad de trabajo sustancial hecha, la multitarea generalmente hace más daño que bien. Trabaja en un solo proyecto a cada momento. No quiero decir sólo en un proyecto hasta que lo hayas terminado, me refiero a cambiar entre tres proyectos cada dos minutos. Establece un mínimo de trabajo por proyecto, ya sean quince, veinte minutos o incluso una hora. Y trabaja sólo en ese proyecto durante ese tiempo.
Lo que también se aplica a intentar trabajar mientras compruebas tu email, jugar al solitario, hablar por teléfono, y cualquier otra distracción que te impide dedicar tu atención completa a la tarea en curso.
Tómate frecuentes descansos
Quemarse es lo contrario de ser productivo. Cuando te quemas, ya eres incapaz de enfocarte o de completar tu trabajo tan rápidamente como deberías, o simplemente hacer trabajo alguno. Tomarse frecuentes descansos lo evita. Por ejemplo dar un paseo a mediodía, tomarse un descanso para ver las noticias después de comer, ir de compras a media mañana y no por la tarde. O tomarse una semana libre un par de veces al año. Se llama vacaciones.
Estos pequeños recesos nos refrescan y nos mantienen deseosos de trabajar. Sin ellos hay cansancio y falta de concentración. Yo generalmente salgo de casa un par de horas después del mediodía. Visito a algún familiar, hago compras, paseo con el coche, o en verano nado un poco. También me tomo descansos de cinco o diez minutos a lo largo del día para descansar mis ojos —permanecer frente a una pantalla de ordenador todo el día es terrible para la vista—. Y me tomo fines de semana largos, de 3 o incluso 4 días, de forma regular para recargar las pilas.
Mantenimiento
Es increiblemente importante para cualquier sistema de gestión del tiempo. Pero no se trata sólo de mantenimiento de dicho sistema. Se aplica a todos los capítulos de tu vida que necesitas en buen funcionamiento para conseguir completar tu trabajo.
Esto quiere decir mantenimiento de tu ordenador —copias de respaldo de tus ficheros, vaciar la papelera, limpiar la bandeja de entrada—, mantenimiento básico de tu espacio de trabajo —limpiar el polvo, pasar el aspirador— y del resto de tu casa —limpiar los platos, hacer la colada, reparaciones, etc.—
Y no olvides el mantenimiento de ti mismo. Come bien y haz ejercicio. Verás de qué manera mejora tu productividad.
Puedes preguntarte qué tiene que ver todo esto con encontrar tiempo para hacer cosas. El truco es éste: Si no mantienes todo aquello que lo necesita, eventualmente fallará algo. Algo tan sencillo como tener que hacer la colada un día de trabajo porque simplemente no te queda ropa limpia. O algo peor, heridas o enfermedades. Cuando llegan los desastres inesperados, la productividad se va al carajo. Perderás más tiempo persiguiendo cosas del que perderías si le hubieses dedicado tiempo al mantenimiento. Y si lo incluyes en tu calendario regular, no te llevará demasiado tiempo en realidad.
Visto en Smashing Magazine. Foto de Lanpernas 2.0.
Cameron Chapman
La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes que debe aprender un emprendedor. Con un buen sistema de gestión del tiempo es más sencillo encontrar el necesario para hacer las cosas importantes para ti, ya sea en tu vida personal o profesional.
Una gestión del tiempo con éxito es un desafío, especialmente para los nuevos en el mundo freelance o trabajadores autónomos. Cuando hay un jefe diciendo qué hacer y cuándo hacerlo, es mucho más fácil priorizar y saber qué hay que hacer y cuándo. Pero cuando no sólo te enfrentas a las necesidades de tu cliente sino al hoy por hoy de llevar un negocio, además de intentar tener una vida aparte del trabajo, la gestión del tiempo se complica.
Debajo, dieciseis trucos para ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y encontrar el momento para participar en lo que es importante para ti. Se incluyen recursos adicionales para mejorar tu gestión del tiempo.
Organízate
Perder el tiempo de tu trabajo buscando cosas que deberían estar a mano, ya sea en tu ordenador o en tu escritorio físico, es una de las más significativas pérdidas que hay. Es algo que varía mucho según la industria o según las preferencias personales, pero descaradamente necesitas habitar en un sistema donde colocar la información, los ficheros y los datos que necesitas cada día. Esto incluye carpetas y etiquetas en tu ordenador, en tus archivos físicos, pilas de papeles y bandejas de entrada en tu espacio de trabajo.
Experimenta con distintos sistemas de organización hasta que encuentres el que funciona para ti. Yo mismo tengo una carpeta llamada «trabajo» en mi escritorio, y dentro de ella tengo una carpeta para cada cliente habitual. Para cada proyecto creo una carpeta para ese cliente mientras trabajo para el mismo, y éstas son movidas a la carpeta «completo» una vez el proyecto es finalizado. También muevo sus datos a mi disco duro portátil apartándolo del disco duro principal de mi portátil. Apenas uso papeles, así que un par de pilas en mi escritorio me sirven.
Separa el espacio de trabajo del espacio para todo-lo-demás
Necesitas un espacio de trabajo dedicado. Si trabajas en una oficina probablemente ya lo tendrás. Pero si vas a trabajar en casa necesitarás algo más de trabajo. Debajo unos cuantos trucos para crear tu espacio de trabajo si no tienes sitio para una oficina como tal.
Utiliza las herramientas de gestión del tiempo
Hay cientos de herramientas ahí fuera para organizar y gestionar tu tiempo. Ya sea si optas por un libro de citas físico, o un calendario, o una aplicación online, saca ventaja de las aplicaciones que ya existen. Yo uso una combinación de herramientas. Remember the Milk mantiene mi lista de tareas —y con la versión Pro las tienes desde tu iPhone—. Tengo un calendario para mi planificación mensual. Y etiqueto mis emails con información importante hasta que he administrado la misma.
Antes solía usar Post-It amarillos a modo de lista de tareas, siempre los ponía en el escritorio delante del teclado, y una agenda Moleskine tamaño bolsillo negra. Funcionaba bien, sólo que al final preferí una lista de tareas que pudiera acceder desde cualquier parte.
Son miles las herramientas de gestión del tiempo. Experimenta con unas pocas y busca las que se adaptan a la forma en la que trabajas. No existe una solución que sirva para todos ahí fuera, pero existe al menos una que funciona para cada uno.
Ponte metas
Ponerse metas es una de las cosas más importantes que uno puede hacer para gestionar su tiempo. Si no tienes metas, ¿cómo sabes qué es importante? ¿Qué merece tu tiempo y tu atención? Respuesta corta: No lo sabes.
No hace falta que sean metas formales. No hace falta que sean a largo plazo —aunque ayuda que lo sean—. Lo que hace falta es que enfoquen tu atención hacia el trabajo importante.
Una meta podría ser tener todo mi trabajo terminado el jueves para poder tomarme el viernes libre, o usarlo para un proyecto personal. Lo que se consigue con esa meta es centrarme en trabajar más eficientemente de firma que termine el trabajo en el 80% del tiempo. Ese 20% de rebaja no suele ser una gran apuesta. Simplemente apagando TweetDeck mientras trabajo, o configurándolo para tomar actualizaciones sólo cada 30 o 60 minutos es una ayuda enorme. O trabajar durante el almuerzo. O levantarse media hora antes o acostarse media hora más tarde.
Las metas tienen que ser específicas. Pueden ser recurrentes tipo «quiero tomarme todos los viernes libres» o de un sólo uso tipo «quiero que mi nuevo sitio web esté terminado el martes» o una combinación de los dos. Puedes escribirlos y ponerlos a la vista de forma que siempre estén presentes. Pero ten siempre una meta. Aunque sea tan simple como «termina este artículo antes de comer».
Ponte fechas tope
Son una especie de objetivo predefinido en un proyecto. Si estableces que algo debe estar hecho el próximo lunes, es probable que estructures tu trabajo de forma que esté hecho el lunes. Si no te ocurre esto, necesitas este artículo más que nadie.
Si tus fechas tope no son impuestas por un cliente o un jefe, tendrás que imponértelas tú mismo. Piensa sobre ello cuando quieras acabar algo o quieras avanzar al siguiente proyecto. Pon esa fecha en tu calendario y añádela a tu lista de tareas como fecha límite del presente proyecto. Mejor, cuéntale a alguien que esa es tu fecha límite. Yo las pongo en Twitter y en Facebook para que mis amigos me den el coñazo si se me olvidan. La presión de tus colegas es una forma genial de obligarte a trabajar más duro.
Planea de antemano
Tienes que hacerte un gran dibujo. Mensual, bimensual, anual, depende de tu industria y del tipo de proyectos en los que trabajas. Como he mencionado, tengo un calendario físico con mis proyectos mensuales y mis fechas límite. También marco citas, fechas importantes, y cualquier información que pueda interferir en mis fechas tope o en mi ritmo de trabajo normal. La mayor parte de mis fechas tope van a ritmo semanal o a mitad de semana de forma que un calendario mensual funciona genial para mí. Si usas fecha tope más largas o más cortas tendrás que ajustar la cantidad de tiempo hacia el que necesitas echar tu vistazo para ver a cuánto trabajo te has comprometido contigo mismo en un plazo determinado.
Establece prioridades
Tienes que priorizar el trabajo que haces. Generalmente el trabajo que ha de estar listo antes es el que debe completarse primero. Luego primero está el trabajo para las próximas dos semanas, y luego todo lo demás.
No olvides incluir las prioridades familiares. El primer partido de fútbol de tu hijo es importante, así que llévalo arriba del todo en tu lista. Las visitas al médico, actuaciones de tus hijos, reuniones en el colegio, citas nocturnas, fiestas, todas son tareas a ser tenidas en cuenta cuando planeas tu calendario. Decide qué cosas hay que hacer esté terminado tu trabajo o no —pero aquí no pongas muchas—, qué cosas puedes hacer si has llegado a cierto progreso en tu trabajo —presta especial atención a lo que debe estar completado— y qué cosas no importa hacer o no si tu trabajo no está terminado.
Idea un sistema para marcar prioridades. Por ejemplo, lápices de distintos colores, o estrellas junto a las cosas más importantes, o incluso listas separadas según prioridad. Simplemente asegúrate de que lo que eliges hacer concuerda con tu estilo de vida.
Delega
No hay nada de malo en buscar ayuda ahí fuera de vez en cuando. Puede significar delegar la responsabilidad en un proyecto en algún compañero, o incluso en un asistente. Puede implicar el outsourcing de determinados aspectos de un proyecto —investigación, implementación, etc.— de forma que puedas enfocarte en las partes importantes.
No necesariamente tienes que delegar partes de tu trabajo para ser más efectivo. ¿Qué tal si contratas una asistenta para limpiar la casa una vez a la semana? ¿O que tu sobrino te lave el coche en vez de perder toda la mañana del sábado haciéndolo tú mismo? Delegar puede liberar el tiempo que necesitas para hacer lo que es realmente importante para ti. Aunque sea pasar más tiempo con tu hijo o jugar un par de hoyos más al golf.
Optimiza tus procesos
Siempre hay cosas que hay que hacer a diario o semanalmente en tu trabajo que puedes hacer más eficientemente. Revisar las cuentas. Archivar. O esas tareas repetitivas que se incluyen en cada proyecto.
Son cosas que puedes optimizar y realizar de forma más efectiva. Mira cómo las haces ahora y piensa si hay pasos que podrías combinar o simplemente eliminar. Si eres diseñador web, puedes crear una serie de plantillas para desarrollar nuevos sitios. O un programa que procese automáticamente las facturas para llevar tus cuentas. Muchas otras cosas pueden hacerse de forma más eficiente, si sólo te tomas el tiempo para identificarlas.
Aprende a decir No
Uno de los sumideros de tiempo para tu trabajo más habituales es simplemente asumir demasiado trabajo. Tienes que aprender a decir «no». Si asumes maś trabajo del que puedes soportar, no sólo dejarás de cumplir tus fechas tope, sino que la calidad de tu trabajo, pero también la de tus relaciones, personales y laborales, se resentirá.
Antes de asumir un nuevo trabajo, mira tu calendario. ¿Tienes tiempo para otro proyecto? Si no, simplemente explícale a tu cliente de que ya son demasiados tus proyectos como para dedicarle al suyo el tiempo necesario. Te lo agradecerán. Y si no puedes eludir nuevo trabajo, dale al menos unas fechas límite realistas en las que puedas completarlo. No digas que lo tendrás para la semana que viene si ya tienes compromisos que ocupan todo tu tiempo hasta entonces.
Lo mismo se aplica a las obligaciones personales. Nadie te obliga a ir a la reunión anual de vecinos. No hace falta que te apuntes a la liga local de fútbol. Porque hayas hecho algo durante diez años no quiere decir que estés obligado a hacerlo los próximos diez años. Aprende a decirle «no» a tus amigos, tu familia, tus vecinos, a todo el mundo, para que tengas tiempo para poder decirle «sí» a lo realmente importante.
Aprende cuándo trabajas mejor
De lo mejor de ser autónomo es poder ponerse su propio horario. Date cuenta de en qué momentos eres más productivo. En mi caso, entre las nueve de la mañana y entre las dos y las tres. Y luego de nuevo entre las seis o las siete de la tarde hasta las once o las doce. No me obligo a trabajar en esas horas en las que no funciono —generalmente entre las dos y las siete de la tarde—. Me aseguro de ponerme a trabajar pronto por la mañana y bien entrada la tarde de forma que pueda hacer más mientras soy más productivo.
Ponte un horario regular
Relacionado con el punto anterior. Debes tener un horario regular e intentar cumplirlo cada día. Si trabajas mejor entre las cuatro de la mañana y el mediodía, entonces trabaja en esas horas siempre. Eso significa dejar de trabajar a mediodía y ponerse a hacer otra cosa. Lo mismo los fines de semana. Si es posible, tómate al menos dos días de descanso a la semana. Si quieres, que no sean el sábado y el domingo. Por qué no el miércoles y el jueves o el lunes y el martes. Lo que funcione para ti. Asegúrate de tener un tiempo de descanso establecido en el que no vas a trabajar, o acabarás completamente quemado.
No pierdas el tiempo
Mira de qué forma pierdes el tiempo todos los días. ¿Compruebas constantemente Facebook o Twitter? ¿Cuántas veces al día te levantas a por un vaso de agua? ¿La sexta vez que sacas al perro esta tarde? Sea lo que sea, plantéate una forma de minimizar su capacidad de interrumpirte. Saca al perro a un largo y generoso paseo pero sólo una vez después de comer. Facebook o Twitter sólo cada hora o cada dos horas, y el resto del tiempo cerradas. Hazte con una botella de agua rellenable para que sólo tengas que ir a la cocina un par de veces al día. Identifica lo que te hace perder el tiempo y elimínalo.
Evita la multitarea
Funciona en algunos casos. Pero cuando se trata de conseguir una cantidad de trabajo sustancial hecha, la multitarea generalmente hace más daño que bien. Trabaja en un solo proyecto a cada momento. No quiero decir sólo en un proyecto hasta que lo hayas terminado, me refiero a cambiar entre tres proyectos cada dos minutos. Establece un mínimo de trabajo por proyecto, ya sean quince, veinte minutos o incluso una hora. Y trabaja sólo en ese proyecto durante ese tiempo.
Lo que también se aplica a intentar trabajar mientras compruebas tu email, jugar al solitario, hablar por teléfono, y cualquier otra distracción que te impide dedicar tu atención completa a la tarea en curso.
Tómate frecuentes descansos
Quemarse es lo contrario de ser productivo. Cuando te quemas, ya eres incapaz de enfocarte o de completar tu trabajo tan rápidamente como deberías, o simplemente hacer trabajo alguno. Tomarse frecuentes descansos lo evita. Por ejemplo dar un paseo a mediodía, tomarse un descanso para ver las noticias después de comer, ir de compras a media mañana y no por la tarde. O tomarse una semana libre un par de veces al año. Se llama vacaciones.
Estos pequeños recesos nos refrescan y nos mantienen deseosos de trabajar. Sin ellos hay cansancio y falta de concentración. Yo generalmente salgo de casa un par de horas después del mediodía. Visito a algún familiar, hago compras, paseo con el coche, o en verano nado un poco. También me tomo descansos de cinco o diez minutos a lo largo del día para descansar mis ojos —permanecer frente a una pantalla de ordenador todo el día es terrible para la vista—. Y me tomo fines de semana largos, de 3 o incluso 4 días, de forma regular para recargar las pilas.
Mantenimiento
Es increiblemente importante para cualquier sistema de gestión del tiempo. Pero no se trata sólo de mantenimiento de dicho sistema. Se aplica a todos los capítulos de tu vida que necesitas en buen funcionamiento para conseguir completar tu trabajo.
Esto quiere decir mantenimiento de tu ordenador —copias de respaldo de tus ficheros, vaciar la papelera, limpiar la bandeja de entrada—, mantenimiento básico de tu espacio de trabajo —limpiar el polvo, pasar el aspirador— y del resto de tu casa —limpiar los platos, hacer la colada, reparaciones, etc.—
Y no olvides el mantenimiento de ti mismo. Come bien y haz ejercicio. Verás de qué manera mejora tu productividad.
Puedes preguntarte qué tiene que ver todo esto con encontrar tiempo para hacer cosas. El truco es éste: Si no mantienes todo aquello que lo necesita, eventualmente fallará algo. Algo tan sencillo como tener que hacer la colada un día de trabajo porque simplemente no te queda ropa limpia. O algo peor, heridas o enfermedades. Cuando llegan los desastres inesperados, la productividad se va al carajo. Perderás más tiempo persiguiendo cosas del que perderías si le hubieses dedicado tiempo al mantenimiento. Y si lo incluyes en tu calendario regular, no te llevará demasiado tiempo en realidad.
Visto en Smashing Magazine. Foto de Lanpernas 2.0.
La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes que debe aprender un emprendedor. Con un buen sistema de gestión del tiempo es más sencillo encontrar el necesario para hacer las cosas importantes para ti, ya sea en tu vida personal o profesional.
Una gestión del tiempo con éxito es un desafío, especialmente para los nuevos en el mundo freelance o trabajadores autónomos. Cuando hay un jefe diciendo qué hacer y cuándo hacerlo, es mucho más fácil priorizar y saber qué hay que hacer y cuándo. Pero cuando no sólo te enfrentas a las necesidades de tu cliente sino al hoy por hoy de llevar un negocio, además de intentar tener una vida aparte del trabajo, la gestión del tiempo se complica.
Debajo, dieciseis trucos para ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y encontrar el momento para participar en lo que es importante para ti. Se incluyen recursos adicionales para mejorar tu gestión del tiempo.
Organízate
Perder el tiempo de tu trabajo buscando cosas que deberían estar a mano, ya sea en tu ordenador o en tu escritorio físico, es una de las más significativas pérdidas que hay. Es algo que varía mucho según la industria o según las preferencias personales, pero descaradamente necesitas habitar en un sistema donde colocar la información, los ficheros y los datos que necesitas cada día. Esto incluye carpetas y etiquetas en tu ordenador, en tus archivos físicos, pilas de papeles y bandejas de entrada en tu espacio de trabajo.
Experimenta con distintos sistemas de organización hasta que encuentres el que funciona para ti. Yo mismo tengo una carpeta llamada «trabajo» en mi escritorio, y dentro de ella tengo una carpeta para cada cliente habitual. Para cada proyecto creo una carpeta para ese cliente mientras trabajo para el mismo, y éstas son movidas a la carpeta «completo» una vez el proyecto es finalizado. También muevo sus datos a mi disco duro portátil apartándolo del disco duro principal de mi portátil. Apenas uso papeles, así que un par de pilas en mi escritorio me sirven.
Separa el espacio de trabajo del espacio para todo-lo-demás
Necesitas un espacio de trabajo dedicado. Si trabajas en una oficina probablemente ya lo tendrás. Pero si vas a trabajar en casa necesitarás algo más de trabajo. Debajo unos cuantos trucos para crear tu espacio de trabajo si no tienes sitio para una oficina como tal.
- Hazte con un escritorio. No trabajes sobre la mesa de los cafés o donde cenas. Es ineficiente y te encontrarás constantemente guardando y sacando cosas de los cajones. Es mejor tener un sitio donde todo tu material de trabajo está permanentemente a mano.
- Cuando estés en tu espacio de trabajo, sitúate en «modo trabajo». Viste «ropa de trabajo» cuando estés trabajando. Si es necesario, ponte los zapatos cuando vas a trabajar —es lo que yo hago casi siempre—.
- Roba espacio sin uso. ¿Hay un cuarto desocupado, la esquina de un cuarto, un simple armario sin usar en casa? ¿Cabe un escritorio? Si es así, ya has encontrado tu oficina. Si el espacio es parte de un recinto más grande considera la posibilidad de adquirir un bastidor para ocultar tu material de trabajo cuando no está siendo usado. Si es un closet o un espacio diminuto, hay escritorios a medida que cumplen la tarea —de otra forma desperdiciarás espacio, con un escritorio mucho más pequeño que el espacio total—. Localiza cualquier espacio sin uso en casa y alójalo como espacio dedicado al trabajo.
Utiliza las herramientas de gestión del tiempo
Hay cientos de herramientas ahí fuera para organizar y gestionar tu tiempo. Ya sea si optas por un libro de citas físico, o un calendario, o una aplicación online, saca ventaja de las aplicaciones que ya existen. Yo uso una combinación de herramientas. Remember the Milk mantiene mi lista de tareas —y con la versión Pro las tienes desde tu iPhone—. Tengo un calendario para mi planificación mensual. Y etiqueto mis emails con información importante hasta que he administrado la misma.
Antes solía usar Post-It amarillos a modo de lista de tareas, siempre los ponía en el escritorio delante del teclado, y una agenda Moleskine tamaño bolsillo negra. Funcionaba bien, sólo que al final preferí una lista de tareas que pudiera acceder desde cualquier parte.
Son miles las herramientas de gestión del tiempo. Experimenta con unas pocas y busca las que se adaptan a la forma en la que trabajas. No existe una solución que sirva para todos ahí fuera, pero existe al menos una que funciona para cada uno.
Ponte metas
Ponerse metas es una de las cosas más importantes que uno puede hacer para gestionar su tiempo. Si no tienes metas, ¿cómo sabes qué es importante? ¿Qué merece tu tiempo y tu atención? Respuesta corta: No lo sabes.
No hace falta que sean metas formales. No hace falta que sean a largo plazo —aunque ayuda que lo sean—. Lo que hace falta es que enfoquen tu atención hacia el trabajo importante.
Una meta podría ser tener todo mi trabajo terminado el jueves para poder tomarme el viernes libre, o usarlo para un proyecto personal. Lo que se consigue con esa meta es centrarme en trabajar más eficientemente de firma que termine el trabajo en el 80% del tiempo. Ese 20% de rebaja no suele ser una gran apuesta. Simplemente apagando TweetDeck mientras trabajo, o configurándolo para tomar actualizaciones sólo cada 30 o 60 minutos es una ayuda enorme. O trabajar durante el almuerzo. O levantarse media hora antes o acostarse media hora más tarde.
Las metas tienen que ser específicas. Pueden ser recurrentes tipo «quiero tomarme todos los viernes libres» o de un sólo uso tipo «quiero que mi nuevo sitio web esté terminado el martes» o una combinación de los dos. Puedes escribirlos y ponerlos a la vista de forma que siempre estén presentes. Pero ten siempre una meta. Aunque sea tan simple como «termina este artículo antes de comer».
Ponte fechas tope
Son una especie de objetivo predefinido en un proyecto. Si estableces que algo debe estar hecho el próximo lunes, es probable que estructures tu trabajo de forma que esté hecho el lunes. Si no te ocurre esto, necesitas este artículo más que nadie.
Si tus fechas tope no son impuestas por un cliente o un jefe, tendrás que imponértelas tú mismo. Piensa sobre ello cuando quieras acabar algo o quieras avanzar al siguiente proyecto. Pon esa fecha en tu calendario y añádela a tu lista de tareas como fecha límite del presente proyecto. Mejor, cuéntale a alguien que esa es tu fecha límite. Yo las pongo en Twitter y en Facebook para que mis amigos me den el coñazo si se me olvidan. La presión de tus colegas es una forma genial de obligarte a trabajar más duro.
Planea de antemano
Tienes que hacerte un gran dibujo. Mensual, bimensual, anual, depende de tu industria y del tipo de proyectos en los que trabajas. Como he mencionado, tengo un calendario físico con mis proyectos mensuales y mis fechas límite. También marco citas, fechas importantes, y cualquier información que pueda interferir en mis fechas tope o en mi ritmo de trabajo normal. La mayor parte de mis fechas tope van a ritmo semanal o a mitad de semana de forma que un calendario mensual funciona genial para mí. Si usas fecha tope más largas o más cortas tendrás que ajustar la cantidad de tiempo hacia el que necesitas echar tu vistazo para ver a cuánto trabajo te has comprometido contigo mismo en un plazo determinado.
Establece prioridades
Tienes que priorizar el trabajo que haces. Generalmente el trabajo que ha de estar listo antes es el que debe completarse primero. Luego primero está el trabajo para las próximas dos semanas, y luego todo lo demás.
No olvides incluir las prioridades familiares. El primer partido de fútbol de tu hijo es importante, así que llévalo arriba del todo en tu lista. Las visitas al médico, actuaciones de tus hijos, reuniones en el colegio, citas nocturnas, fiestas, todas son tareas a ser tenidas en cuenta cuando planeas tu calendario. Decide qué cosas hay que hacer esté terminado tu trabajo o no —pero aquí no pongas muchas—, qué cosas puedes hacer si has llegado a cierto progreso en tu trabajo —presta especial atención a lo que debe estar completado— y qué cosas no importa hacer o no si tu trabajo no está terminado.
Idea un sistema para marcar prioridades. Por ejemplo, lápices de distintos colores, o estrellas junto a las cosas más importantes, o incluso listas separadas según prioridad. Simplemente asegúrate de que lo que eliges hacer concuerda con tu estilo de vida.
Delega
No hay nada de malo en buscar ayuda ahí fuera de vez en cuando. Puede significar delegar la responsabilidad en un proyecto en algún compañero, o incluso en un asistente. Puede implicar el outsourcing de determinados aspectos de un proyecto —investigación, implementación, etc.— de forma que puedas enfocarte en las partes importantes.
No necesariamente tienes que delegar partes de tu trabajo para ser más efectivo. ¿Qué tal si contratas una asistenta para limpiar la casa una vez a la semana? ¿O que tu sobrino te lave el coche en vez de perder toda la mañana del sábado haciéndolo tú mismo? Delegar puede liberar el tiempo que necesitas para hacer lo que es realmente importante para ti. Aunque sea pasar más tiempo con tu hijo o jugar un par de hoyos más al golf.
Optimiza tus procesos
Siempre hay cosas que hay que hacer a diario o semanalmente en tu trabajo que puedes hacer más eficientemente. Revisar las cuentas. Archivar. O esas tareas repetitivas que se incluyen en cada proyecto.
Son cosas que puedes optimizar y realizar de forma más efectiva. Mira cómo las haces ahora y piensa si hay pasos que podrías combinar o simplemente eliminar. Si eres diseñador web, puedes crear una serie de plantillas para desarrollar nuevos sitios. O un programa que procese automáticamente las facturas para llevar tus cuentas. Muchas otras cosas pueden hacerse de forma más eficiente, si sólo te tomas el tiempo para identificarlas.
Aprende a decir No
Uno de los sumideros de tiempo para tu trabajo más habituales es simplemente asumir demasiado trabajo. Tienes que aprender a decir «no». Si asumes maś trabajo del que puedes soportar, no sólo dejarás de cumplir tus fechas tope, sino que la calidad de tu trabajo, pero también la de tus relaciones, personales y laborales, se resentirá.
Antes de asumir un nuevo trabajo, mira tu calendario. ¿Tienes tiempo para otro proyecto? Si no, simplemente explícale a tu cliente de que ya son demasiados tus proyectos como para dedicarle al suyo el tiempo necesario. Te lo agradecerán. Y si no puedes eludir nuevo trabajo, dale al menos unas fechas límite realistas en las que puedas completarlo. No digas que lo tendrás para la semana que viene si ya tienes compromisos que ocupan todo tu tiempo hasta entonces.
Lo mismo se aplica a las obligaciones personales. Nadie te obliga a ir a la reunión anual de vecinos. No hace falta que te apuntes a la liga local de fútbol. Porque hayas hecho algo durante diez años no quiere decir que estés obligado a hacerlo los próximos diez años. Aprende a decirle «no» a tus amigos, tu familia, tus vecinos, a todo el mundo, para que tengas tiempo para poder decirle «sí» a lo realmente importante.
Aprende cuándo trabajas mejor
De lo mejor de ser autónomo es poder ponerse su propio horario. Date cuenta de en qué momentos eres más productivo. En mi caso, entre las nueve de la mañana y entre las dos y las tres. Y luego de nuevo entre las seis o las siete de la tarde hasta las once o las doce. No me obligo a trabajar en esas horas en las que no funciono —generalmente entre las dos y las siete de la tarde—. Me aseguro de ponerme a trabajar pronto por la mañana y bien entrada la tarde de forma que pueda hacer más mientras soy más productivo.
Ponte un horario regular
Relacionado con el punto anterior. Debes tener un horario regular e intentar cumplirlo cada día. Si trabajas mejor entre las cuatro de la mañana y el mediodía, entonces trabaja en esas horas siempre. Eso significa dejar de trabajar a mediodía y ponerse a hacer otra cosa. Lo mismo los fines de semana. Si es posible, tómate al menos dos días de descanso a la semana. Si quieres, que no sean el sábado y el domingo. Por qué no el miércoles y el jueves o el lunes y el martes. Lo que funcione para ti. Asegúrate de tener un tiempo de descanso establecido en el que no vas a trabajar, o acabarás completamente quemado.
No pierdas el tiempo
Mira de qué forma pierdes el tiempo todos los días. ¿Compruebas constantemente Facebook o Twitter? ¿Cuántas veces al día te levantas a por un vaso de agua? ¿La sexta vez que sacas al perro esta tarde? Sea lo que sea, plantéate una forma de minimizar su capacidad de interrumpirte. Saca al perro a un largo y generoso paseo pero sólo una vez después de comer. Facebook o Twitter sólo cada hora o cada dos horas, y el resto del tiempo cerradas. Hazte con una botella de agua rellenable para que sólo tengas que ir a la cocina un par de veces al día. Identifica lo que te hace perder el tiempo y elimínalo.
Evita la multitarea
Funciona en algunos casos. Pero cuando se trata de conseguir una cantidad de trabajo sustancial hecha, la multitarea generalmente hace más daño que bien. Trabaja en un solo proyecto a cada momento. No quiero decir sólo en un proyecto hasta que lo hayas terminado, me refiero a cambiar entre tres proyectos cada dos minutos. Establece un mínimo de trabajo por proyecto, ya sean quince, veinte minutos o incluso una hora. Y trabaja sólo en ese proyecto durante ese tiempo.
Lo que también se aplica a intentar trabajar mientras compruebas tu email, jugar al solitario, hablar por teléfono, y cualquier otra distracción que te impide dedicar tu atención completa a la tarea en curso.
Tómate frecuentes descansos
Quemarse es lo contrario de ser productivo. Cuando te quemas, ya eres incapaz de enfocarte o de completar tu trabajo tan rápidamente como deberías, o simplemente hacer trabajo alguno. Tomarse frecuentes descansos lo evita. Por ejemplo dar un paseo a mediodía, tomarse un descanso para ver las noticias después de comer, ir de compras a media mañana y no por la tarde. O tomarse una semana libre un par de veces al año. Se llama vacaciones.
Estos pequeños recesos nos refrescan y nos mantienen deseosos de trabajar. Sin ellos hay cansancio y falta de concentración. Yo generalmente salgo de casa un par de horas después del mediodía. Visito a algún familiar, hago compras, paseo con el coche, o en verano nado un poco. También me tomo descansos de cinco o diez minutos a lo largo del día para descansar mis ojos —permanecer frente a una pantalla de ordenador todo el día es terrible para la vista—. Y me tomo fines de semana largos, de 3 o incluso 4 días, de forma regular para recargar las pilas.
Mantenimiento
Es increiblemente importante para cualquier sistema de gestión del tiempo. Pero no se trata sólo de mantenimiento de dicho sistema. Se aplica a todos los capítulos de tu vida que necesitas en buen funcionamiento para conseguir completar tu trabajo.
Esto quiere decir mantenimiento de tu ordenador —copias de respaldo de tus ficheros, vaciar la papelera, limpiar la bandeja de entrada—, mantenimiento básico de tu espacio de trabajo —limpiar el polvo, pasar el aspirador— y del resto de tu casa —limpiar los platos, hacer la colada, reparaciones, etc.—
Y no olvides el mantenimiento de ti mismo. Come bien y haz ejercicio. Verás de qué manera mejora tu productividad.
Puedes preguntarte qué tiene que ver todo esto con encontrar tiempo para hacer cosas. El truco es éste: Si no mantienes todo aquello que lo necesita, eventualmente fallará algo. Algo tan sencillo como tener que hacer la colada un día de trabajo porque simplemente no te queda ropa limpia. O algo peor, heridas o enfermedades. Cuando llegan los desastres inesperados, la productividad se va al carajo. Perderás más tiempo persiguiendo cosas del que perderías si le hubieses dedicado tiempo al mantenimiento. Y si lo incluyes en tu calendario regular, no te llevará demasiado tiempo en realidad.
Visto en Smashing Magazine. Foto de Lanpernas 2.0.
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Publicado por VRedondoF para Agenda Perpetua - AP el 9/25/2009 03:18:00 PM
