Geek to Live: Organización de "Mis Documentos"

Traducido " a machau" por google , el articulo original en ingles es este

Geek to Live: Organizing "My Documents"

por Gina Trapani

La semana pasada discutimos cómo organizar sus papelescon un archivador, algunas carpetas de manila y un fabricante de la etiqueta. Hoy vamos a hacer frente a esa carpeta amarilla virtual en su computadora llamado "Mis documentos".

Si su sistema actual de organización de archivos funciona para ti, enhorabuena. Pero si se encuentra con frecuencia dejando los archivos de desorden en el escritorio de su ordenador, o si usted pasa tiempo organizando los archivos en una jerarquía profunda y complicada de las carpetas de grano fino, es el momento para una renovación. Recuerde, con la sencillez viene sin esfuerzo. A unos cuantos cubos simple pero flexible, puede conseguir su bits y bytes bajo control para que pueda dedicar menos tiempo a mover archivos de un lado y más tiempo de trabajo conseguir que se hagan.

Hay un millón y una maneras de organizar los archivos y carpetas en el disco. Algunos podrían argumentar que el gasto en un momento de pensar siquiera en la edad de búsqueda en el escritorio no es necesario. Eso puede ser cierto, pero una cierta apariencia de orden clara tu escritorio y tu mente y te hacen "listo para cualquier cosa". Con los años he venido con la estructura de seis carpeta "Mis documentos" que se crea en cada computadora que uso sin falta. Este esquema se adapta a cualquier archivo que puede venir a través, mantiene el escritorio de mi claro, sin problemas encaja en un sistema de copia de seguridad automática y también hace que la línea de comandos de archivo disputa una brisa.

Esta es sólo una manera que no funciona para todos, pero puede haber algo aquí para ayudarle a obtener sus documentos digitales bajo control. En orden alfabético, a mis seis carpetas principales se llaman: bak, documentos, documentos, archivo, junkdrawer, multimedia y secuencias de comandos. He aquí un resumen rápido de lo que cada uno hace y lo que podría contener.

1. bak
   Paso mucho tiempo en la línea de comandos, así que siempre optar por los nombres de archivo reducido. En este caso, Bak es la abreviatura de copia de seguridad - pero no es lo que piensas. Las copias de seguridad de datos residen en discos externos, pero la carpeta bak tiene específicos de la aplicación de copia de seguridad de datos exportados. Por ejemplo, la carpeta puede contener su bak Firefox y Thunderbird MozBackup archivos (que copia de seguridad antes de instalar nuevas extensiones, ¿verdad?), La copia de seguridad de archivos Quicken, la Libreta de direcciones exportadas CSV o un volcado de la base de datos de su weblog.
2. docs
   Docs es el Big Kahuna de los seis carpetas. Es el lugar donde todos los archivos de trabajo para sus tareas actualmente en curso, proyectos y clientes ir. Docs cambia a menudo y con frecuencia, y debe ser purgado a menudo. Tengo muchas subcarpetas en documentos, como las "finanzas", "clientes" y "escritura creativa". Los "clientes" carpeta tiene subcarpetas también, como "Lifehacker" y "kinja". Eso nos lleva a 3 en sub carpetas, y que suele ser tan profundo como el que estoy dispuesto a ir.
3. docs-archivo
   Tus documentos de archivo debe ser purgada de no "trabajar" con frecuencia archivos. "Cerrado" archivos - en un proyecto terminado, por un empleador anterior, para los años fiscales anteriores - debe entrar en sus documentos-archivo. Este archivo existe sólo para referencia y de búsqueda, pero la carpeta separada mantiene todas esas cosas extra de atestar documentos, que es básicamente su panel de tareas de trabajo. Los archivos de documentos de archivo-no cambian mucho si alguna vez, y para que pueda respaldarlas en una diferente (menos frecuentes) calendario como resultado.
4. junkdrawer
   El junkdrawer (o temporal, o TMP) es una pluma de acogida temporal para los archivos que estás jugando con, pero no necesita ahorrar a largo plazo. Firefox y Thunderbird, ambos deben guardar en junkdrawer por defecto para las descargas y los archivos adjuntos de correo electrónico. Cuando estoy de cultivo y nitidez para subir fotos, verificando un vídeo o simplemente probando un script o un programa, en los archivos de junkdrawer ir. Archivos decido que quiero mantener graduarse de junkdrawer en documentos, de lo contrario, el portero automático del disco duro que escribí acerca de un tiempo atrás viene arrasando y elimina cualquier cosa de más de 2 semanas a partir de junkdrawer mientras duermo.
5. Multimedia
   Aquí es donde tu música, vídeos y fotos de carpetas ir. En cuanto a la gestión de sus medios de comunicación dentro de esta carpeta, en general, estoy contenta de dejar de iTunes y Picasa cuidar de las cosas. Por supuesto, su preferencia puede variar, pero la ventaja de tener todos los espacios acaparando sonido, vídeo y archivos de imagen bajo un paraguas de la carpeta multimedia de los padres es copia de seguridad. Es probable que su sistema de multimedia de copia de seguridad será diferente de sus documentos de copia de seguridad debido a la menor frecuencia de cambio y la gigabytage necesario. Em Drop 'todos aquí en la carpeta multimedia y eres bueno para ir. Tenga en cuenta que compartir sus medios de comunicación con un servidor web casa funciona muy bien con una carpeta general de multimedia, también.
6. scripts
   The scripts folder is where any executable script or shortcut lives. Here I keep my previously-mentioned weight logger and janitor scripts, any batch scripts and Windows shortcuts for quick launching programs.

Una palabra acerca de directorio de Windows por defecto

Como he dicho, soy un gran fan de corto y de las vías punto de archivo. Windows "de usuario por defecto los documentos de directorio es algo así como:

C: \ Documents and Settings \ Gina \ Mis documentos \

A lo que yo digo, "Por el amor de todo lo que es bueno y santo, ¿por qué, de Microsoft, ¿por qué?"

Puedo apreciar humanos nombres de la carpeta de lectura, pero lo hago mucho trabajo de línea de comandos y secuencias de comandos, y yo no quiero volver a recordar para encerrar mi ruta de directorio principal entre comillas o recordar las barras para escapar de los espacios. Así que para facilitar las cosas, yo siempre cambiar la
casa
"Mis documentos" directorio c: \ home \ gina \. Esta ruta de espacios consistente en minúsculas sans es mucho más fácil que escribir, recordar y mucho más scripts.

Para cambiar sus documentos en el directorio de Windows, haga clic en "Mis documentos" icono. Bajo Propiedades, pulse el botón Mover.

Seleccione la nueva ubicación. Windows amablemente le preguntará si desea mover todos sus documentos a la ubicación vieja a la nueva. Seguir adelante y hacer que si es necesario.

Note about changing
your home directory
your documents directory: If you change your "My Documents" path, some dumb Windows applications will STILL think that the C:\Documents and Settings\blah... path is your home directory, so sometimes application data will get saved there. I figure this info can't be too important if the app couldn't figure out where the new home directory is, but it This is something worth keeping in mind.
Update: Reader Helena points out that there is a difference between the home directory and the "My Documents" folder, which would explain why Windows apps would still save files to the original home directory. Looks like I'm the dumb one! Thanks, Helena!

Más allá de los 6 grandes

Si has leído hasta aquí, entonces me voy a permitir que en un pequeño secreto: no son sólo las carpetas que viven en mi directorio home. Ser un programador y desarrollador web, si la estación de trabajo estoy en un equipo de desarrollo, también suelen trabajar dentro de un "código" de la carpeta y un "servidor" carpeta (la raíz de mi instalación de Apache.) Además, muchas aplicaciones de Windows adoptar sobre sí mismos para crear carpetas en "Mis documentos". " Algunas veces dejo a 'em, otras veces de forma explícita conjunto en el que se va a guardar cosas - como los registros de mi Trillian IM o archivos de correo electrónico Thunderbird ubicación (documentos y documentos-archivo, respectivamente.)

Pero basta de mí. No debe haber fuertes sentimientos por ahí sobre la presentación frente a apilar y lo que la mejor estructura de la carpeta es. Por lo tanto, lifehackers, nos muestran su mojo de presentación. ¿Qué dice tu "Mis documentos" parece? ¿Por qué es (o no es) trabajar para usted? Háganos saber en los comentarios o en las puntas en lifehacker.com.

Gina Trapani, el editor de Lifehacker, goza de una bien organizada la carpeta más de lo que debe admitir. Su característica semi-semanal, Geek to Live, aparece todos los miércoles y viernes en Lifehacker. Suscribirse a la Geek to Live piensos para obtener nuevas cuotas en su lector de noticias.

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Método de archivo digital de El GACHUPAS

Mi método de archivo digital

 | 07-10-2009 El GACHUPAS

Hace unos días leí en el blog de Rapunzell un interesante artículo sobre cómo organiza sus carpetas en el ordenador, inspirada por elmétodo de Gina Trapani [en inglés]. Ella aboga por la máxima simplicidad, reduciendo el número de carpetas y niveles de subcarpetas, evitando luchar frontalmente con Windows a la hora hacer que ciertos programas usen ciertas carpetas para guardar ciertos archivos.
En respuesta a su artículo yo esbocé mi propio método, y pensé que valía la pena dedicarle una explicación un poco más extensa en este artículo, desarrollando algunas ideas adicionales.

NOTA PRELIMINAR: Desde hace muchos años trabajo en empresas multinacionales, y mi trabajo requiere el uso del inglés la mayor parte del tiempo. Por eso, mi sistema está en este idioma, y también los nombres de las carpetas y de casi todos mis archivos (tengo una fijación casi patológica por el orden, la claridad y la homogenidad) ;-)
Dicho lo cual, los principios que sigo a la hora de desarrollar mi archivo digital básicamente son estos cuatro:

1. Utilizar el menor número de carpetas posible. De hecho, mi estructura de carpetas de primer nivel (las que aparecen justo dentro de Mis documentos), no ha variado en los últimos 2 años. Dentro de cada carpeta uso el menor número de subcarpetas posible, siempre manteniendo un equilibrio entre la simplicidad y la organización.
2. Asignar nombres de carpeta homogéneos. Utilizo el mismo criterio que usa Windows para las carpetas del sistema. La idea es que mis carpetas se mimeticen con las que crea el sistema para la música, las imágenes, los vídeos, etc., mateniendo orden y homogenidad en todo momento. Reconozco que al principio traté de resistirme estableciendo nombres que me parecían más lógicos, pero finalmente desistí. Como dice el viejo proverbio: “si no puedes vencer a tu enemigo, únete a él”. Después de eso, mi vida fue mucho más sencilla.
3. Buscar en lugar de clasificar. Por experiencia se que, cuanto más material tienes que clasificar, más inútil es un método de clasificación complejo. Tus criterios pueden cambiar con el volumen de datos y el humor que tengas en cada momento, así que no vale la pena perder tiempo en clasificar. Yo utilizo unas cuántas carpetas para hacer una clasificación muy básica (ver a continuación). Luego, con una herramienta como Windows Searchdejo que sea el ordenador el que realice las búsquedas. (Supongo que, como dice Rapunzell, soy del grupo de los “buscadófilos”, y no de los “carpetófilos” ;-) )
4. Numerar las carpetas cuando es necesario. Especialmente para organizar el material de algunos proyectos, tengo la costumbre de titular las subcarpetas empezando por un número, de forma que queden ordenadas según mis intereses. Por ejemplo, en un proyecto de documentación de procesos internos puedo tener una carpeta “1. Compras”, otra “2. Inversiones”, y otra más “3. Control de activos”, de forma que aparezcan por ese orden, y no por orden alfabético.

Teniendo estos principios en mente, creé las siguientes carpetas:
My Backups (Mis respaldos). Yo realizo respaldos periódicos de todo mi perfil de Windows (más sobre ello en otra ocasión), pero hay ciertos datos que no están en mi perfil, como por ejemplo, la configuración y algunos datos de mi BlackBerry, o el contenido de este blog. Por eso, cada cierto tiempo guardo estos respaldos en la subcarpeta correspondiente, de forma que cuando hago un respaldo de mi perfil de Windows, me llevó también estos respaldos de forma totalmente transparente.
My Inbox (Mi bandeja de entrada). Este es el equivalente digital de mis bandejas de entrada físicas. Aquí va a parar cualquier cosa que entra a mi ordenador, como archivos adjuntos o descargas de Internet. Como sus homónimas de la vida real tengo que procesarlas diariamente, borrando o reubicando el contenido en otras carpetas.
My Junk (Mi basura). Una especie de papelera de reciclaje a la que va a parar cualquier archivo generado para terceros que no quiero eliminar inmediatamente, como por ejemplo, un informe para mi jefe. De vez en cuando hago una revisión del contenido, generalmente por fecha, y elimino lo que creo que ya no voy a necesitar.
My Reference (Mi archivo de referencia). Junto con la siguiente, esta carpeta es un verdadero dinosaurio, tanto por la antigüedad de gran parte de su contenido como por su gigantesco tamaño. Como el nombre indica, aquí guardo todo lo que he ido conservando a lo largo de los años para referencia futura, o simplemente por motivos históricos. Tengo una subcarpeta por cada empleo que he tenido, así como una subcarpeta para archivos personales, otra para la documentación general de referencia (manuales, libros, cursos, etc.), y varias para los distintos proyectos no profesionales que son lo suficientemente complejos como para tener su propia subcarpeta.
My Software (Mi software). Aunque por mi trabajo estoy obligado a trabajar con software propietario como el de Microsoft, soy firme defensor del software libre y de código abierto. Por eso, continuamente estoy descargando y probando todo tipo software, lo que incluye programas, controladores de dispositivo, kits de desarrollo, etc. (de nuevo, más sobre ello en otra ocasión). Esta carpeta contiene todo esto, y es la segunda más grande de mi archivo digital, justo detrás de “My Reference”.
My Work (Mi trabajo). Siendo probablemente la carpeta más importante para mi trabajo diario, es también una de las más pequeñas. En ella tengo una subcarpeta “Personal”, otra con el nombre de mi empresa, y una tercera con el nombre de un pequeño negocio que tengo. Cada una de esas subcarpetas están subdivididas por áreas de responsabilidad, y esa es prácticamente toda la clasificación que hago. A la hora de buscar, le pregunto a Windows Search, y cuando algo ya ha “pasado de moda” simplemente lo comprimo (opcional) y lo muevo a mi archivo de referencia.
Por supuesto, ni que decir tiene, además de estas carpetas también tengo las sempiternas y celebérrimas carpetas para música, imágenes y vídeos de Windows:
My Music (Mi música). Toda mi música en formato MP3, clasificada por autor y álbum, que ordeno y escucho con Windows Media Player, y sincronizo parcialmente con mi BlackBerry gracias a Blackberry Media Sync.
My Pictures (Mis imágenes). Todas mis fotos y material gráfico ordenado por fecha y tema principal. Las carpetas tienen nombres del tipo “0910 – Cumpleaños de Lolo”, es decir, las fotos del cumpleaños de Lolo de octubre de 2009. Esta forma de nombrar las carpetas me permite tenerlas ordenadas cronológicamente de forma automática. Cuando no se trata de un evento, omito el prefijo numérico.
My Videos (Mis vídeos). De forma similar a las fotos, tengo carpetas por fecha y evento. Además, tengo una carpeta “Misc stuff” (Cosas varias) para guardar algunos vídeos o clips que me envían por correo y que vale la pena guardar por uno u otro motivo.
Como último comentario, decir que mi escritorio está completamente limpio, salvo por la papelera de reciclaje y un fondo de escritorio que voy cambiando según mi estado de ánimo y los proyectos que tengo en marcha en cada momento. Lo uso básicamente como herramienta motivacional (en este momento tengo un diagrama GTD descargado de la bitácora de jEsuSdA).
¿Qué cosas cambiarías de mi sistema? ¿Cómo tienes organizadas tus carpetas? Comparte tus ideas en un comentario.

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Sistema de archivo Noguchi

Sistema de archivo Noguchi

El sistema de archivos Noguchi para todo tipo de documentos de uso corriente es inteligente porque es como un engaño para superar la estupidez humana.
Necesitas un estante (el buffer), sobres de tamaño A4 con la lengüeta recortada, un título, una fecha y un documento por sobre.
Los sobres con los documentos se colocan por orden de llegada en una estantería indistintamente de su contenido, a la izquierda los nuevos ingresos o el último documento que se haya usado.

Con el tiempo los documentos útiles quedan siempre a la izquierda, en el centro los documentos inútiles que hay que ir expurgando y a la derecha los documentos sagrados (no consultados pero no desechables) que pasan a cajas de cartón.
Se requiere, como es lógico, olvidar cualquier conocimiento previo de clasificación y archivos:

En esencia el sistema funciona por el principio de que los documentos clasificados están muertos, la categorización debería tener únicamente lugar cuando un documento pasa al cementerio

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