Nota de VRF: Este es un articulo muy "GENERAL" de administrar el tiempo , de los que dan en cualquier "cursillo" o seminario. Lo publíco en función de que siempre APORTAN ALGO , pero hoy en día ya se necesitan TÉCNICA MAS CONCRETAS. Espero en su momento ( cuando pueda ) trasladar al blog mi MÉTODO NORMALIZADO AP ( AGENDA PERPETUA ) , donde hay soluciones y técnica CONCRETAS DE APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO.
El objetivo de este artículo es la de aprender a organizar nuestro tiempo,
Aprovechar al máximo el tiempo de que disponemos,
Aprender a controlar y administrar nuestro tiempo,
Analizar las causas que nos hacen perder tiempo.
El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo tienes que ser y estar organizados.
Una mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de ganarlo.
Junto con una buena organización del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinación del personal de nuestra empresa.
Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.
Antes de actuar hay que planificar y programar como vamos a distribuir el tiempo.
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Elementos que nos harán perder tiempo:
- mala organización (planificación)
- exceso de compromisos
- intrusiones : llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.
- Falta de delegación: no pueden hacerlo todo, hay que aprender a delegar.
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Para aprovechar al máximo el tiempo que se tiene tendremos en cuenta los siguientes puntos:
- Tareas:
a) tareas programadas, son las más importantes ya que van dirigidas áreas claves.
b) tareas reactivas, imprevistas, son las que no están programadas
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Teniendo en cuenta que las tareas más importantes son las programadas tendremos que darle un carácter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor dejando tiempo para las imprevistas.
- Información: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su funcionamiento.
- Planificación y delegación de funciones: cuando mejor planificados estemos más tiempo tendremos.
- Principio de Pareto:
según este principio los directivos utilizan la mayor parte de su tiempo en APAGAR Fuegos ( solucionar problemas).
En un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas sólo afecta al 20 por 100 de los resultados.
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Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los días sentadas en una mesa.
Disponen de la más moderna tecnología. Su buen uso, junto a una buena organización, dará como resultado una labor bastante mas eficiente. Un ordenador, teléfono, fax, papeles... Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las oficinas.
Sea cual sea el lugar, una correcta organización del entorno hará más eficaz el que hacer diario de estas personas.
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Pasos para hacer que nuestro trabajo sea más eficaz:
1. Ten organizado y limpio el lugar de trabajo:
" Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa."
Es muy fácil. Desde primera hora de la mañana todo debe estar preparado para funcionar correctamente.
Puede haber un cliente que llame temprano y hay que estar preparados para informarle adecuadamente.
En el puesto de trabajo el orden y la organización son la antesala de una mayor eficacia.
Imaginar cuando se trabaja de cara al publico, a nadie le gusta entrar en una tienda y verlo todo desordenado, da una mala imagen del lugar y de la persona que nos atiende.
Debemos tenerlo lo mejor presentado posible, para que provoque el deseo de compra por parte de nuestro cliente.
2. Cuida la presentación personal:
Especialmente si trabajas de cara al público.
Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor.
Tampoco se debe descuidar una buena presentación de nosotros mismos de cara a los compañeros de trabajo.
3.PRIORIZAR
Haz cada cosa a su orden:
O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece mas, ya que no resulta mas placentero y dejamos lo mas complicado para el final.
Tenemos que tener en cuenta que a primera hora estamos mas "frescos" para resolver las dificultades y por la tarde no rendimos con las misma eficacia.
4. Lleva una planificación adecuada en tu agenda diaria:
Anota todos los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el día.
Una buena técnica es crearte una lista de tareas a realizar y una vez se van haciendo irlas eliminando de tu agenda.
También puedes establecer un orden según la importancia de las tareas a desarrollar.
5. Cumple la palabra dada al cliente:
Siempre tenemos que dar al cliente lo que verdaderamente estamos ofreciendo.
Si surge algún problema y esto no es posible es mejor que les demos una explicación aunque no nos la hayan pedido.
6. Organizarnos alrededor del teléfono lo que mas nos haga falta a la hora de consultar con nuestros clientes:
Es muy molesto para el cliente y da impresión de desorganización el hecho de estar interrumpiendo la conversación para ir a buscar determinada información.
Es recomendable tener a mano, la lista de precios, albaranes,... hoy en día lo mejor es estar informatizados y consultarlo todo con nuestro terminal.
Ten papel a mano para las anotaciones.
7. Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos:
Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y asesorarle sobre que articulo es el mas adecuado para el.
Si queda satisfecho con nuestra ayuda la próxima vez que tenga una necesidad recurrirá a nosotros.
8. Estar bien informados de nuestros productos:
Cuando mejor conozcamos nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y mas fácil resultara venderlos.
Un conocimiento adecuado del producto transmite confianza y credibilidad al cliente.
9. Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas alguna consulta:
Es una manera de evitar olvidos y confusiones.
Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que esta dándote la información.
Será bueno adoptar el hábito de tomar notas para tenerlas adjuntadas con los temas que estamos tratando.
10. Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado información:
Será un buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como base de datos, podemos segmentarlo según edad, sexo, lugar de residencia... Siempre las podremos consultar cuando las necesitemos, es bueno anotar la última fecha en que se tuvo contacto y el motivo de la consulta.
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Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo
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Causas teóricas de perdida del tiempo en la empresa:
Falta de información.
Comunicaciones lentas y absurdas.
Interrupciones constantes.
Desorganización de los colaboradores
Exceso de urgencias
Llamadas telefónicas
Exceso de burocracia
Errores de terceros
Visitas al exterior
Salidas para resolver problemas
Exceso de reuniones
Incompetencia de los jefes.
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Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:
Falta de organización personal
Confusión de prioridades
Escasa delegación en nuestros colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo
Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
Poca puntualidad y control de horario
Dilación de las decisiones importantes
Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.
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Los peligros de trabajar durante muchas horas:
Excusa: Hacer frente a la acumulación de trabajo que se amontona a lo largo del día.
Causa: Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás avanzan en sus tareas.
Remedio: Lista de prioridades; mas disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas
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La administración cotidiana del tiempo:
Excusa: "No puedo clasificar mi día tan fácilmente"
Causa: Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia;
no ser capaz de diferenciar entre urgente e importante.
Remedio: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir donde se producen fugas.
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Una cuestión de hábito
El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los informes para el ultimo momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos.
En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.
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final. La planificación del tiempo
La planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope.
La planificación del tiempo ahorra tiempo.
Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original.
Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y mas que nada a usted mismo.
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Ejercicio sobre los malversadores de tiempo
Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le sugerimos que formule las siguientes preguntas:
¿En qué grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos?
¿Cuánto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los imprevistos?
¿Puede reducirse alguna de las tareas a través de mi secretaria o un subordinado?
¿He efectuado un trabajo que puede calificarse como inútil, en función de los resultados que debo conseguir?
¿Qué trabajos hubieran resultado mes efectivos si hubiéramos consultado con algún jefe o colaborador?
¿El número de interrupciones del día ha sido normal?
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Después de estas preguntas hay que tomar decisiones.
Lo mejor que puede hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del día siguiente.
En este momento es mas fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.
Por ultimo, si de verdad se quiere conseguir un éxito en la organización del tiempo, se deberá cultivar la tenacidad y la voluntad.
Dicen que Querer es poder, pero para llegar al objetivo ultimo hay que empezar poco a poco, consiguiendo éxitos parciales, subiendo pequeños escalones hasta llegar a la cima.
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