Las reuniones en las empresas son unos de los "agujeros negros" de la Productividad personal y grupal. Es un tema complejo que requiere una elaboración mucho más allá de un simple artículo y que generalmente está muy condicionado por la particularidad de tu equipo, tu actividad o tu negocio.
Por ello he recogido algunos consejos o pistas que creo pueden funcionar en cualquier entorno y que pueden aplicarse en casi cualquier empresa. Es posible que pienses que algunas de estas recomendaciones no están en tu mano, bien porque no eres tú quien convoca la reunión o simplemente porque quien "manda" es tu jefe.
Siempre podemos hacer algo y mejorar el entorno y las condiciones de la reunión: hablar con nuestros compañeros, hacerles ver las ventajas y los beneficios de estas medidas, compartirlas también con nuestro jefe y ser entusiasta… y, desde luego, en lo que a nosotros respecta, aplicarnos estas y otras medidas para mejorar cada día en nuestras reuniones.
1Objetivos claros antes empezar
No hay nada peor que recibir un email que diga "vamos a vernos a las 11:00 para tratar varios temas pendientes". "¿Y este qué querrá ahora?"… Seguro que más de una vez hemos oído esa frase o incluso la hemos pronunciado nosotros mismos.
Ser claros y precisos con el propósito de la reunión es facilitar su éxito mucho antes de que comience. Si vamos a tratar un conflicto o un problema que nos hemos encontrado en nuestro proyecto o el lanzamiento de un nuevo producto, comuniquémoslo clara y abiertamente. Todos sabrán a qué atenerse, llevarán su material preparado, habrán pensado en alguna idea y una vez comenzada la reunión evitarás tener que hacer una larga introducción que se podría haber evitado previamente.
Si no eres tú quien la convoca, intenta hacerle ver al responsable la importancia de saber qué asuntos vais a tratar. Todos estaréis mejor preparados y obtendréis mejores resultados, y él o ella serán los primeros beneficiados. Una vez más hay que actuar con iniciativa y ser proactivos.
2Convoca con unos minutos de antelación
No hay nada más molesto que el interminable goteo de personas que van llegando a la sala de reuniones y que impide comenzar la reunión a la hora. "Es que estaba atendiendo una llamada", "es que he ido a por un café para la reunión". Sea como fuere, rara vez comienzan a su hora y es fácil escuchar frases como: "¿quién falta?, ¿estamos todos?"
Si respetas y te preocupa tu tiempo, se puntual y respetuoso con la hora de la reunión. Y si los asistentes se empeñan en perpetuar la impuntualidad, intenta convocar la reunión cinco o siete minutos antes o bien hazle ver al responsable las ventajas e inteligencia de convocar a la gente unos minutos antes.
Ser claros y precisos con el propósito de la reunión es facilitar su éxito mucho antes de que comience.
3Declara los objetivos al comenzar
Si eres tú quien dirige la reunión, al comenzar puedes decir en voz alta los objetivos de la reunión pero ojo, hazlo de forma muy breve y directa. Si habéis cumplido el primer punto todos sabréis el propósito de la reunión pero es importante declararlo "en alto". No des rodeos ni divagues. Marca uno, dos o tres puntos —objetivos— a cumplir empezando por la frase: "Al salir de esta sala tenemos que…"
Además, anima a los participantes a ser claros y precisos en sus intervenciones. Y si no eres tú quien conduce la reunión, aplícate la receta y trata de ser eficaz en tu participación. ¿Qué quieres contar? Dilo sin rodeos.
4Reuniones cortas pero frecuentes
Hay departamentos o equipos que pasan semanas sin reunirse y cuando lo hacen mantienen reuniones maratonianas de varias horas. Naturalmente en todo ese tiempo el nivel de atención de los asistentes va decayendo de forma paulatina, en la misma medida que las posibilidades de éxito de la reunión. Una reunión larga causa desánimo incluso antes de empezar: "Buff, ahora a meternos en la sala durante tres horas. Yo paso, pienso desconectar a los diez minutos".
Las reuniones cortas pero más frecuentes predisponen mejor a los asistentes mucho antes de empezar pues saben que va a ser algo "indoloro", eficaz y donde no se va a perder el tiempo. Además logran mantener un alto grado de atención y su regularidad permite hacer un seguimiento más detallado y preciso de un proyecto y sus frecuentes problemas. Todo es más directo y eficiente, no hay rodeos, prolegómenos y generalmente los objetivos finales y pasos a dar están más claros para todos.
5El material preparado y aprendido
Si alguien tiene que intervenir para hacer una presentación, exponer unos datos o explicar un problema que ha habido en la ejecución del proyecto, asegúrate que esa persona tiene el material preparado antes de la reunión. Es muy molesto ver cómo alguien se pone a preparar su material o a rebuscar entre sus papeles cuando ya estáis todos sentados y todos le estáis mirando.
Y desde luego, si eres tú la persona que ha de intervenir, estudia y prepara antes los datos y tu intervención. Se proactivo, inteligente y consecuente con tus objetivos personales y los de tu empresa.
Las reuniones cortas predisponen mejor a los asistentes pues saben que va a ser algo "indoloro" y eficaz y logran mantener un alto grado de atención en los asistentes.
6Toma notas activamente y concéntrate
Especialmente en las reuniones largas es muy fácil perder la concentración y dejar volar nuestros pensamientos muy lejos de la sala en la que estamos. Tanto para evitar estos despistes como para sacar lo mejor de la reunión, puedes tomar notas activamente de lo que dicen unos y otros, y concentrarte en la persona que está hablando, en cada una de sus palabras y frases.
Adicionalmente puedes recordar al empezar y durante la reunión por qué estás ahí, cuál es tu motivación personal y tus objetivos. Dale un sentido a esa tarea.
7¿De verdad tienes que asistir?
La solidaridad y el compañerismo son grandes tesoros personales pero meterte en una reunión sólo por si acaso te necesitan o para "ver qué se cuece" en ella, no son razones suficientes ni inteligentes para sacrificar otras tareas y actividades de las que seguramente deberías ocuparte.
Antes de decir "sí" a una reunión hazte estas sencillas preguntas: "¿de verdad me necesitan dentro?, ¿voy a aportar algo sustancial al grupo?, ¿voy a conseguir con esa reunión algo real y tangible para mis objetivos o mi proyecto?"
8Distracciones externas cero
Si está en tu mano intenta eliminar en lo posible cualquier distracción o interrupción externa. Los móviles en silencio, apagados o, mejor, fuera de la sala de reuniones. Comunica también que no os pasen ninguna llamada externa ni que os interrumpan mientras la puerta de la sala permanezca cerrada.
El portátil sobre la mesa está bien si es para tomar notas de verdad, pero si vamos a chatear por el messenger o Twitter mejor prescindir de ellos.
Antes de decir «sí» a una reunión pregúntate: «¿de verdad me necesitan dentro?, ¿voy a aportar algo sustancial al grupo?»
9Marca un tiempo para la reunión
"Reuniones que se alargan"… otro de los males que vivimos en muchas oficinas. Por supuesto que hay imprevistos, que el debate puede ser rico y las conversaciones o réplicas entre unos y otros pueden prolongar el tiempo fijado para la reunión. Pero si hemos cumplido la mayoría de los anteriores puntos tendremos muchas más posibilidades de evitar que se dilaten en exceso.
Al comienzo, al declarar el objeto y objetivos de la reunión, fija un tiempo máximo para la reunión e intenta cumplirlo a raja tabla. Si comenzáis a la hora, hacéis reuniones con frecuencia, tenéis preparado bien el material y las intervenciones son breves y directas, veréis que es mucho más fácil ajustarse al horario
10Objetivos "en voz alta" a la salida
Antes de abandonar la sala es muy importante que cada persona sepa claramente qué es lo que se espera de ella. Qué ha de hacer, cuándo, con quién y para qué fecha. Marcar objetivos a la salida es fundamental y hacerlos públicos más.
Es muy común que sea el jefe quien diga "tú tienes que hacer esto, tú lo otro…" Yo soy más partidario de una técnica que he comprobado funciona muy bien y es dejar los últimos 5 minutos de la reunión para hacer una "ronda" en la que cada uno de los participantes diga en voz alta su objetivo —compromiso—: "yo me voy a encargar de hablar con ese proveedor", "yo prepararé la documentación y presentación para ese cliente", "yo me ocuparé de seleccionar los currículos", etc.
De este modo los objetivos quedarán nítidamente definidos y obtendréis un compromiso público de cada uno que supone un primer paso para hacer la tarea.
Una reunión no deja de ser una tarea dentro de un proyecto y siempre hay formas de mejorarlas.
11Las reuniones productivas son un "arte"
Hacer reuniones y lograr que sean productivas es algo que por norma general no te lo enseñan ni tus padres, ni en la escuela y mucho menos en la universidad. Nadie "nace aprendido". Es algo que, como casi todo en Productividad, se va aprendiendo sobre la marcha, experimentando, probando, equivocándote, sugiriendo, aplicando… y sobre todo revisando y analizando.
Tanto si eres tú el responsable de las reuniones como si no, intenta que todos entiendan el valor de perseguir siempre las "reuniones productivas". Una reunión no deja de ser una tarea dentro de un proyecto y siempre hay formas de mejorarlas. Analiza y revisa cómo te comportas tú en las reuniones pero promueve también la mejora en tus compañeros y jefes.
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